Tổ chức sự kiện ngày nay không còn mấy xa lạ tại Việt Nam khi các sự kiện đã trở thành “món ăn tinh thần” không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, giải trí hay xây dựng thương hiệu, Có thể thấy, tổ chức sự kiện có rất nhiều loại hình, điều này dẫn đến quy trình tổ chức sự kiện cũng có nhiều khác nhau. Vậy là sao để biết về những bước bắt buộc phải tuân theo để bất kỳ sự kiện nào cũng diễn ra suôn sẻ? Hãy cùng Trần Quân Media tham khảo với bài viết sau đây.
1. Những điều căn bản về sự kiện?
1.1. Sự kiện là gì?
Trước khi bạn muốn tổ chức một sự kiện nào đó, bạn cần tìm hiểu những điều căn bản về chúng.
Đến với khái niệm đầu tiên và cũng là khái niệm căn bản nhất ”Sự kiện là gì?”. Sự kiện được hiểu đơn giản là một sự kiện hoặc một chuỗi sự kiện được tổ chức có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, địa điểm cụ thể do một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ.
Sự kiện luôn luôn có mục đích, thông qua các sự kiện, cá nhân hay tổ chức có thể truyền tải được nhiều nhất thông điệp của mình.
1.2. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện được hiểu là công việc nào đó từ lúc lên ý tưởng cho tới khi hoàn thiện. Tổ chức sự kiện hướng tới truyền thông, quảng bá, giới thiệu cho nhãn hàng, thương hiệu nào đó.
2. Có những thể loại sự kiện nào hiện nay?
Tổ chức sự kiện có rất nhiều loại hình khác nhau tùy vào mục đích của cá nhân hay tổ chức. Thế nhưng, nếu bạn để ý, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy một vài loại hình sự kiện như sau:
2.1. Sự kiện hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm
Với những sự kiện như hội nghị, hội thảo hay các lễ kỷ niệm đều là những sự kiện đòi hỏi tính chuyên nghiệp rất cao. Các sự kiện này này thường được các doanh nghiệp tổ chức với mục đích như trao đổi thông tin khách hàng, tìm ra giải pháp cho một vài vấn đề cụ thể,….
Một số sự kiện tượng trưng cho loại hình hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm thường thấy như: Hội thảo, hội nghị sơ kết theo quý/năm, hội thảo giới thiệu sản phẩm, hội nghị đầu tư hay hội nghị khách hàng. Với lễ kỷ niệm, chúng ta có thể thấy một vài ví dụ tiêu biểu như: Lễ kỷ niệm thành lập công ty,…
2.2. Sự kiện hội chợ, triển lãm thương mại
Hội chợ triển lãm thương mại là những sự kiện rất lớn, thu hút nhiều sự chú ý của giới truyền thông, báo chí. Sự kiện này được tổ chức với tính chất thương mại. Mục đích của doanh nghiệp khi đến với triển lãm thương mại chính là trình bày những sản phẩm tốt nhất đến với đối tác, khách hàng.
Hội chợ, triển lãm thương mại mang tính chất liên kết rất cao, bởi lẽ, một vài sự kiện sẽ có sự góp mặt của các đơn vị nước ngoài. Tiêu biểu nhất phải kể đến hội chợ thương mại “Ngành nhựa, cao su & In ấn bao bì” – Hanoi Plas Print Pack 2023 hay triển lãm “Thiết bị âm thanh, ánh sáng” – PLASE show 2023.
2.3. Lễ khởi công, khai trương, khánh thành
Hoạt động này phổ biến ở các doanh nghiệp vừa và lớn. Việc tổ chức hoạt động khởi công, khai trương, khánh thành đóng một vai trò quan trọng và được coi là bước khởi đầu đầy hy vọng cho doanh nghiệp.
2.4. Sự kiện mang tính giải trí
Các sự kiện giải trí được coi là lĩnh vực sự kiện được tổ chức phổ biến bậc nhất. Với xu hướng phát triển hiện này, đi kèm với nó là những áp lực vô hình đè nặng lên vai, con người cần nhiều hơn những điều thú vị để giải tỏa.
Chính vì vậy, các show giải trí ra đời với mong muốn đáp ứng được những nhu cầu đó. Ta có thể bắt gặp nhiều nhất trong một năm đó là các show âm nhạc của các nghệ sĩ tên tuổi.
2.5. Sự kiện thi đấu thể thao
Giải đấu thể thao là cuộc tranh tài trong nhiều môn thể thao giữa các vận động viên trong một hoặc nhiều quốc gia với nhau. Giải đấu thể thao có thể được tổ chức theo quy mô nhỏ phù hợp với tổ chức, cũng có thể là quy mô quốc gia hoặc nâng tầm khu vực.
Với sự kiện thể thao thường có yêu cầu riêng về mặt không gian cũng như các thiết bị đi kèm. Bên cạnh đó, sự kiện phải được trang bị đầy đủ thiết bị y tế để đảm bảo cho vận động viên cũng như khán giả tới tham dự.
3. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Quy trình tổ chức sự kiện đóng một vai trò quan trọng và quyết định đến sự thành bại của sự kiện đó. Dưới đây là những bước bạn cần phải biết để có một sự kiện như ý.
3.1. Tiếp nhận và xác nhận thông tin khách hàng
Khi một đơn vị hay cá nhân có nhu cầu muốn tổ chức một sự kiện nào đó, tiếp nhận dự án nên thu thập thông tin, yêu cầu của khách hàng một cách cẩn thận. Với những điều còn chưa rõ, bạn nên trực tiếp liên hệ lại để xác nhận cũng như để tiến độ sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Xác định thông tin khách hàng sẽ liên quan trực tiếp đến việc lập kế hoạch, ý tưởng của cả chương trình. Các loại hình sự kiện khi tổ chức sẽ đều có những đặc điểm, mục tiêu và yêu cầu riêng. Vì vậy, việc đầu tiên bạn phải xác nhận lại:
- Loại hình, quy mô sự kiện khách muốn là như thế nào?
- Mục tiêu, thông điệp của chương trình
- Đối tượng, số lượng người tham dự sự kiện
- Thời gian, địa điểm, ngân sách tổ chức chương trình
3.2. Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện
Ý tưởng sự kiện chính là linh hồn sự kiện. Một sự kiện để lại dấu ấn trong lòng người tham dự phải là một sự kiện có tính sáng tạo, độc đáo. Càng nhiều ý tưởng sáng tạo sẽ càng thu hút nhiều khách tham dự hơn cũng như tạo được tác động tích cực.
3.3. Lên ý tưởng kịch bản
Kịch bản của sự kiện sẽ là căn cứ để giúp đơn vị tổ chức sự kiện có thể theo dõi quá trình diễn ra sự kiện cũng như có giải pháp cho những rủi ro phát sinh. Bên cạnh đó, kịch bản lôi cuốn, sáng tạo ngay từ ban đầu sẽ là một điểm cộng cho chương trình.
3.4. Lập bảng phân chia nhân sự
Công việc trong mỗi sự kiện tương đối nhiều và phức tạp, vì vậy nên có một danh sách phân chia cụ thể số lượng nhân sự sẽ tham gia. Để có thể nắm bắt tốt nhất sự kiện, bạn cần rõ ràng sự phân bổ. Ví dụ, ở bộ phận kỹ thuật sẽ có bao nhiêu người và những người đó sẽ đảm nhận phần việc nào. Các bộ phận khác cũng sẽ tương tự như vậy.
3.5. Tiến hành thi công trước khi sự kiện diễn ra
Sau khi đã thống nhất hết mọi thông tin, dựa theo kịch bản chi tiết, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tiến hành tới địa điểm và thực hiện nhiệm vụ thi công. Sau khi thi công xong, đơn vị sẽ tiến hành chạy thử sự kiện cũng như đảm bảo các thiết bị hoạt động hoàn hảo nhất.
Những hạng mục cần ưu tiên kiểm tra bao gồm:
- Dàn dựng sân khấu
- Âm thanh, ánh sáng
- Khớp thoại cho MC
- Tiết mục biểu diễn
3.6. Tổng kết, đánh giá và rút ra bài học
Khi sự kiện kết thúc, đơn vị tổ chức sự kiện cần tham khảo ý kiến của khách hàng để có cái nhìn khách quan nhất về sự kiện vừa diễn ra. Mặt khác, đây cũng là cơ hội để đơn vị tổ chức sự kiện nhận ra đâu là điểm mạnh, điểm yếu của đơn vị mình để sửa đổi và phát huy.
Trên đây là những thông tin về quy trình tổ chức sự kiện được chia sẻ bởi Trần Quân Media, hy vọng rằng những thông tin sẽ này sẽ mang đến nhiều hữu ích với bạn đọc. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng thì đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Hotline: 0988.227.966 hoặc Fanpage chính thức: Trần Quân Media.