Lưu trữ tác giả: Tăng Quân

Với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực Tổ chức sự kiện hiện nay, bên cạnh các nhu cầu về tổ chức loại hình sự kiện indoor thì loại hình sự kiện outdoor cũng nhận được nhiều sự quan tâm và thu hút đặc biệt đối với các đơn vị doanh nghiệp. Đặc biệt, là đối với các doanh nghiệp có mong muốn tổ chức sự kiện ngoài trời tại các không gian, địa điểm mới lạ nhằm tạo nên một môi trường làm việc mới.

Vậy làm thế nào để thực hiện được một sự kiện ngoài trời thành công, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng? Hãy cùng tìm hiểu về “Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời thành công” cùng Trần Quân Media nhé.

1. Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

1.1. Khái niệm

Tổ chức sự kiện ngoài trời hiểu một cách đơn giản chính là việc lên ý tưởng, lập kế hoạch cho đến quản lý, vận hành cho một chương trình diễn ra tại không gian ngoài trời.

Một số loại hình sự kiện phù hợp để tổ chức ngoài trời có thể kể đến như: Sự kiện âm nhạc, sự kiện thể thao – văn hóa, giải chạy, lễ hội carnival, hoạt động team building,…

1.2. Lợi ích của việc tổ chức sự kiện ngoài trời

Thông qua việc tổ chức các hoạt động tại không gian tự nhiên, tổ chức sự kiện ngoài trời mang lại nhiều lợi ích cho người tham dự:

– Tạo nên một môi trường làm việc mới, tăng cường trải nghiệm độc đáo và thú vị dành cho khách hàng.

– Không gian rộng, phù hợp để tổ chức các hoạt động có quy mô lớn với sự tham gia của nhiều người.

– Tiết kiệm được một số chi phí về cơ sở vật chất so với tổ chức trong nhà.

– Không gian tự nhiên và môi trường thoải mái tạo điều kiện cho người tham dự được kết nối với nhau trong các hoạt động tương tác.

2. Quy trình cơ bản khi tổ chức sự kiện ngoài trời

2.1. Xác định mục tiêu, xây dựng ý tưởng chương trình

Xác định mục tiêu là bước cơ bản đầu tiên và vô cùng quan trọng bởi nó sẽ giúp bạn định hình kế hoạch và nội dung, làm tiền đề vững chắc để phát triển, thực hiện triển khai các bước tiếp theo.  

Một ý tưởng độc đáo sẽ tạo nên những trải nghiệm tuyệt vời và đáng nhớ dành cho người tham dự. Để xác định được mục tiêu một cách tốt nhất, bạn nên khảo sát, khai thác thông tin một cách cụ thể, chi tiết từ khách hàng. Từ đó, nắm bắt được xu hướng, thị hiếu của họ, góp phần tạo nên một sự kiện với các hoạt động đạt hiệu quả cao trong việc lan tỏa, truyền tải thông điệp tới người tham dự, làm thỏa mãn nhu cầu, đáp ứng sự hài lòng của khách hàng. 

2.2. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Về thời gian, đơn vị tổ chức cần phải xem xét các yếu tố như: Loại hình sự kiện, đối tượng tham dự, không gian địa điểm tổ chức,…để lựa chọn được khung giờ phù hợp. Đặc biệt, cần cân nhắc đến yếu tố thời tiết để đảm bảo sự kiện của bạn sẽ tạo được sự thoải mái, không gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

Về địa điểm, tùy vào nhu cầu, mong muốn và ngân sách của khách hàng mà đơn vị tổ chức có thể lấy đó làm căn cứ để đề xuất, lựa chọn ra những địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn cho người tham dự, đơn vị tổ chức cần phải tiến hành khảo sát hiện trường thực địa, xem xét các yếu tố về thời tiết và lên kế hoạch đề phòng rủi ro nhằm hạn chế ít nhất các phát sinh ngoài ý muốn.

2.3. Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết

Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện là một bước vô cùng quan trọng và không thể thiếu đối với mỗi sự kiện. Việc bắt đầu lên một quy trình vận hành sự kiện cụ thể với các hạng mục từ chuẩn bị, thi công, sản xuất, vận hành sẽ giúp sự kiện của bạn diễn ra một cách suôn sẻ, hiệu quả và đáp ứng được mục tiêu đề ra. 

Một bản kế hoạch sẽ bao gồm các hạng mục cơ bản như: Lịch trình dự kiến, dự trù ngân sách, nội dung hoạt động, quản lý nhân sự và xử lý rủi ro. Hãy lập một bản kế hoạch thật chi tiết, rõ ràng để tạo ấn tượng tốt với khách hàng về sự chuyên nghiệp góp phần gây dựng lòng tin và sự uy tín để từ đó tăng cơ hội tương tác và cơ hội kết nối cho đơn vị.

2.4. Thực hiện sự kiện

Thực hiện sự kiện chính là bước biến ý tưởng thành hiện thực. Tuy nhiên, để quá trình tổ chức sự kiện diễn ra thành công, đơn vị tổ chức cần thực hiện tổng duyệt và đưa ra những phương án điều chỉnh kế hoạch cuối cùng sau khi kiểm tra tổng thể. 

Trước khi bắt đầu sự kiện, ban tổ chức cần cập nhật, xác nhận và điều chỉnh các kế hoạch dựa trên những phần thông tin mới nhất. Bên cạnh đó, tiến hành soundcheck đối với các hạng mục liên quan cơ sở vật chất, âm thanh ánh sáng nhằm đảm bảo mọi thứ sẽ hoạt động theo đúng mong muốn và kịch bản của bạn.

Cuối cùng, cần đảm bảo rằng toàn bộ đội ngũ nhân sự đã nắm bắt được rõ vị trí và công việc mình cần thực hiện. Từ đó, kịp thời ứng phó, xử lý các rủi ro phát sinh nhằm giảm tối thiểu hậu quả gây ảnh hướng đến sự thành công của sự kiện.

3. Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời?

3.1. Nên lựa chọn những địa điểm gần trung tâm

Sự an toàn và thoải mái của người tham dự luôn là yếu tố cần được ưu tiên hàng đầu. Chính vì vậy, việc lựa chọn những địa điểm gần trung tâm sẽ giúp bạn dễ dàng được đáp ứng các nhu cầu về sự tiện nghi như: Vệ sinh, y tế, các cơ sở vật chất cần thiết, dễ dàng di chuyển góp phần tối ưu hóa tiện ích, nâng cao trải nghiệm cho người tham dự.

3.2. Bãi đỗ xe dành cho khách tham dự sự kiện

Một trong những hạn chế khi tổ chức sự kiện ngoài trời đó chính là đơn vị tổ chức cần tự bố trí khu vực đỗ xe dành cho khách. Để chuẩn bị được tốt nhất cho hạng mục này, đơn vị tổ chức cần dự kiến được số lượng người tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, bố trí nhân sự an ninh, bảo vệ tại các khu vực khác nhau với nhiệm vụ cụ thể để chắc chắn rằng bãi xe đó sẽ đủ sức chứa và luôn có người hướng dẫn, điều phối phương tiện di chuyển, hạn chế tình trạng ùn tắc tại khu vực cửa chính nơi địa điểm tổ chức sự kiện.

3.3. Khách hàng không nằm trong danh sách tham dự

Tổ chức sự kiện ngoài trời đôi khi sẽ không tránh khỏi việc có những người không nằm trong danh sách khách hàng vào tham dự sự kiện. Vì vậy, để có thể kiểm soát tốt số lượng người tham dự sự kiện, hạn chế được tình trạng người ngoài ra vào địa điểm gây hỗn loạn, đơn vị tổ chức cần thực hiện các phương thức check-in đối với người tham dự như: Đóng dấu tay, đeo vòng check-in, kiểm tra vé mời, bố trí lực lượng an ninh giám sát liên tục tại địa điểm cổng vào,…Tuy nhiên, những phương thức này cần phải đảm bảo tính hợp pháp và tính riêng tư nhằm tạo nên sự thoải mái cho người tham dự.

3.4. Hỗn loạn, cháy nổ

Việc tổ chức sự kiện ngoài trời với quy mô số lượng người tham dự lớn rất dễ gây ra hỗn loạn, xích mích. Thậm chí là cháy nổ gây ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện và sự an toàn đối với người tham dự. Vậy nên, để hạn chế được những phát sinh này, đơn vị tổ chức cần lập kế hoạch quản lý rủi ro một cách kỹ càng, cụ thể để luôn sẵn sàng chủ động đối phó với những tình huống xấu.

Bố trí lực lượng y tế và phòng cháy chữa cháy túc trực tại sự kiện, xây dựng thêm các trạm y tế di động và tủ thuốc khẩn cấp để có công tác xử lý kịp thời nếu như có tình trạng xấu nhất xảy ra.

Để tổ chức thành công một sự kiện ngoài trời đòi hỏi đơn vị tổ chức phải đáp ứng được rất nhiều yếu tố về kinh nghiệm và kiến thức vận hành sự kiện. Trần Quân Media với kinh nghiệm đã tổ chức thành công nhiều sự kiện ngoài trời, chúng tôi tự tin sẽ đem lại cho bạn những sự kiện thành công nhất!

Điều quan trọng nhất đối với một sự kiện khi được tổ chức là gì? Đó là lợi ích mà chính sự kiện đó đem lại cho doanh nghiệp. Những lợi ích đó được đo lường dựa trên những đánh giá truyền thông do sự kiện đó mang lại. Nếu một sự kiện không có dịch vụ truyền thông sẽ như thế nào? Tại sao dịch vụ truyền thông lại quan trọng đối với các sự kiện? Hãy để Trần Quân Media giải đáp thắc mắc cho bạn ngay sau đây.

1. Truyền thông và dịch vụ truyền thông trong tổ chức sự kiện 

1.1. Khái niệm truyền thông trong tổ chức sự kiện

Truyền thông sự kiện là quá trình quảng bá thông tin về sự kiện đến đúng đối tượng khách hàng mục tiêu thông qua các kênh truyền thông khác nhau. Mục đích của truyền thông sự kiện là thu hút sự chú ý của khách hàng, tạo ra sự tò mò và mong đợi cho sự kiện, đồng thời tạo dựng được hình ảnh uy tín và chuyên nghiệp cho tổ chức sự kiện.

Truyền thông sự kiện giúp cho sự kiện được quảng bá rộng rãi đến đúng đối tượng khách hàng mục tiêu, tạo ra sự tò mò và mong đợi cho sự kiện, đồng thời tạo dựng được hình ảnh uy tín và chuyên nghiệp cho tổ chức sự kiện.

1.2. Khái niệm dịch vụ truyền thông trong tổ chức sự kiện

Dịch vụ truyền thông trong tổ chức sự kiện là quá trình quảng bá thông tin về sự kiện đến đúng đối tượng khách hàng thông qua các kênh truyền thông khác nhau. Dịch vụ này bao gồm các hoạt động như:

• Xây dựng chiến lược truyền thông: Lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp, định hình thông điệp và hình ảnh của sự kiện.

• Quản lý truyền thông: Quản lý các kênh truyền thông như mạng xã hội, email marketing, PR, quảng cáo truyền thông…

• Tạo nội dung: Tạo ra các nội dung truyền thông như bài viết, hình ảnh, video, thông cáo báo chí…

• Phân tích kết quả: Đánh giá hiệu quả của chiến dịch truyền thông và điều chỉnh chiến lược truyền thông cho phù hợp.

2. Dịch vụ truyền thông sự kiện đem lại lợi ích gì cho tổ chức sự kiện?

Truyền thông đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

2.1. Đem đến thông tin chính xác cho đối tượng truyền thông

Truyền thông là một phương tiện quan trọng để đưa thông tin chính xác đến với các đối tượng nhận truyền thông. Các tổ chức, doanh nghiệp, các cá nhân đều sử dụng truyền thông để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc ý tưởng của mình đến với công chúng. 

Tuy nhiên, để đảm bảo rằng thông tin được truyền tải chính xác và đầy đủ, các nhà truyền thông cần phải nắm vững kiến thức về lĩnh vực mình đang làm việc, và sử dụng các công cụ và kỹ thuật phù hợp để đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin.

2.2. Kích thích sự tò mò của công chúng với sự kiện 

Một trong những mục đích của truyền thông là kích thích sự tò mò và mong muốn tham gia của công chúng đối với các sự kiện, sản phẩm hoặc dịch vụ. Để làm được điều này, các nhà truyền thông cần phải sử dụng các kỹ thuật như quảng cáo, PR, marketing để tạo ra sự chú ý và tò mò cho công chúng. 

Các chiến lược truyền thông có thể bao gồm việc sử dụng các phương tiện truyền thông khác nhau như truyền hình, tạp chí, báo chí, mạng xã hội hoặc tổ chức các sự kiện để thu hút sự quan tâm của công chúng. Khi công chúng cảm thấy tò mò và mong muốn tham gia, họ sẽ có xu hướng tìm hiểu thêm về sản phẩm, dịch vụ hoặc sự kiện đó và có thể trở thành khách hàng hoặc người tham gia.

2.3. Thu hút đối tượng tham dự (với các sự kiện có bán vé, sự kiện tuyên truyền)

Truyền thông là một công cụ quan trọng để thu hút người tham dự cho các sự kiện bán vé hoặc tuyên truyền. Các nhà tổ chức sự kiện có thể sử dụng các phương tiện truyền thông khác nhau để quảng bá cho sự kiện của mình và thu hút sự quan tâm của công chúng. 

Các chiến lược truyền thông hiệu quả có thể bao hàm việc sử dụng các hình ảnh và video hấp dẫn, nội dung độc đáo và gợi cảm xúc, cũng như việc tạo ra các ưu đãi đặc biệt cho người đăng ký sớm hoặc những người tham gia đầu tiên. Ngoài ra, việc sử dụng các influencer hoặc những người nổi tiếng để quảng bá cho sự kiện cũng có thể giúp thu hút sự quan tâm của đông đảo công chúng. Khi công chúng cảm thấy hứng thú với sự kiện và tin tưởng vào chất lượng của nó, họ sẽ có xu hướng đăng ký và tham gia.

2.4. Quảng bá thương hiệu

Dù là truyền thông hay tổ chức sự kiện thì chúng đều có tác dụng giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh trong mắt công chúng. Việc tổ chức sự kiện vốn dĩ là công cụ để doanh nghiệp quảng bá dịch vụ, sản phẩm của mình. Thông qua các sự kiện, doanh nghiệp vừa có thể khuếch đại mức độ tương tác, độ nhận diện vừa có thể đem về một số lượng lớn khách hàng tiềm năng. 

3. Ý nghĩa của dịch vụ truyền thông đối với sự kiện 

3.1. Truyền thông trước sự kiện 

Truyền thông trước sự kiện mang một ý nghĩa như một lời thông báo, lời mời tham dự sự kiện tới với đối tác, khách hàng đồng thời thu hút đối tượng bộ phận mục tiêu quan tâm và đến tham dự sự kiện. 

Với giai đoạn này, những người làm dịch vụ truyền thông sẽ triển khai những nội dung mang tính chất mời gọi kèm theo những ấn phẩm được thiết kế đẹp mắt nhằm thu hút khách hàng. Những công cụ được sử dụng nhiều thường thấy như chạy quảng cáo trên mạng xã hội Facebook, TikTok, Gmail,….

Số lượng người tham dự sẽ quyết định được mức độ hiệu quả mà người làm dịch vụ truyền thông thực hiện. Ví dụ, người làm truyền thông chạy quảng cáo với mong muốn tiếp cận 2000 người cũng như thu hút được 300 người tới tham dự chương trình. 

Nhưng thực tế, khi sự kiện diễn ra số lượng người tham dự chỉ còn 200 người hoặc thấp hơn. Điều này sẽ gây thiệt hại rất lớn tới doanh nghiệp và cho cả sự kiện. Vậy nên, nên đầu tư nguồn lực và truyền thông thật tốt cho giai đoạn đầu sự kiện này.

3.2. Truyền thông sau sự kiện 

Hầu hết, các doanh nghiệp thường chú trọng đến truyền thông trước sự kiện mà bỏ qua công tác truyền thông sau sự kiện dẫn đến sự kiện không đạt được hiệu quả như mong đợi. Trên thực tế, truyền thông sau sự kiện đem lại hiệu quả mà nhiều doanh nghiệp không ngờ tới:

• Tăng hảo cảm thông qua lời cảm ơn: Lời cảm ơn chân thành cùng với lời recap sự kiện sẽ là một phương thức truyền thông tuyệt vời. Điều này vừa gợi nhắc khán giả về sự kiện vừa qua vừa thể hiện được sự chân thành từ phía doanh nghiệp.
• Giúp doanh nghiệp lan rộng thông điệp cốt lõi trong sự kiện: Truyền thông sau sự kiện giúp thông điệp của sự kiện tiếp cận tới nhiều người hơn. Từ đó, tăng lượng khách hàng tiềm năng. 

Một sự kiện thành công, ấn tượng khi được truyền thông rộng rãi sẽ góp phần ra tăng sự uy tín, chuyên nghiệp và vị thế thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác. Nếu bạn đang muốn tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ truyền thông sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi thông qua Hotline: 0988.227.966 hoặc Fanpage chính thức: Trần Quân Media. Chúng tôi cam kết đem đến một sự kiện hoàn hảo dành cho bạn.

Trên thực tế, có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong suốt sự kiện. Lập phương án dự phòng cho những tình huống pháp sinh là kỹ năng cần thiết mà mỗi nhà tổ chức sự kiện cần phải trau dồi. Vậy, những rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì? Hãy cùng Trần Quân Media tìm hiểu trong bài viết sau đây. 

1. Khái niệm cơ bản về sự kiện, tổ chức sự kiện và rủi ro sự kiện

1.1. Sự kiện là gì?

Sự kiện là một hoạt động diễn ra trong một thời gian và có mục đích rõ ràng quy tụ một số lượng lớn người tham dự tại một thời điểm, địa điểm nhất định. Sự kiện có thể được tổ chức bởi một cá nhân, cũng có thể là một tập thể, doanh nghiệp trải dài trên nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội. 

Các sự kiện thường thấy cũng như gần gũi nhất với chúng ta, bao gồm: Các hoạt động môi trường, thiện nguyện, các gameshow ca nhạc, cuộc thi hoa hậu,… Các sự kiện cũng có thể mang tính tín ngưỡng, bản sắc dân tộc như: Hát quan họ, tín ngưỡng thờ mẫu…

1.2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là việc tập hợp và quản lý các yếu tố cần thiết để tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh. Từ đó, nhằm truyền tải tới công chúng thông điệp của doanh nghiệp, thương hiệu. 

Quá trình tổ chức sự kiện kéo dài về mặt thời gian từ khi ý tưởng được hình thành cho tới khi lên kế hoạch, thi công sự kiện và kết thúc sự kiện. Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị liên quan sẽ thực hiện theo kế hoạch đề ra, theo dõi và hoàn thành các hạng mục nhằm đảm bảo sự kiện có thể hoạt động suôn sẻ nhất. 

1.3. Rủi ro trong tổ chức sự kiện

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là những vấn đề phát sinh một cách bất ngờ ngoài dự kiến, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến diễn biến và chương trình sự kiện. Các rủi ro này thường do nhân tố con người, thiết bị, thời tiết,… gây nên. Nhân tố con người có thể bao gồm các vấn đề an ninh, sự cố mất an toàn. 

2. Tại sao phải tổ chức sự kiện?

Tổ chức sự kiện có nhiều lý do và lợi ích, Nó giúp tăng uy tín, quảng bá thương hiệu, tạo cơ hội giao lưu và kết nối với đối tác, nguồn khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, đây là cơ hội để doanh nghiệp tăng năng suất và sức mạnh kinh doanh, tạo ra sự thú vị, bổ ích cho người tham dự sự kiện. 

Tổ chức sự kiện cũng là cơ hội truyền tải thông điệp và giá trị doanh nghiệp. Thông qua hoạt động tổ chức sự kiện, doanh nghiệp có thể tạo ra hiệu ứng truyền thông từ đó tạo nên tương tác, lan tỏa doanh tiếng doanh nghiệp tới nhiều người hơn. 

3. Các loại hình tổ chức sự kiện thường thấy

Hiện tại, có rất nhiều loại hình sự kiện ra đời để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu của cá nhân và doanh nghiệp. Với mục đích phát triển tối đa hiệu ứng truyền thông, tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị, quảng bá sản phẩm, thương hiệu cho cá nhân, doanh nghiệp. 

Có thể chia sự kiện thành từng nhóm khác nhau như sau:

3.1. Nhóm sự kiện doanh nghiệp – Hội thảo, hội nghị 

Hội thảo, hội nghị mang thiên hướng sự kiện trọng đại và có tính chất nghiêm túc rất cao cũng như đòi hỏi quy trình tổ chức sự kiện phải thật chuyên nghiệp. Hội nghị, hội thảo quy tụ rất nhiều chuyên gia đầu ngành hoặc những người có tầm ảnh hưởng, chỉ cần một sai lầm nhỏ cũng có thể gặp nhiều khó khăn trong quá trình khắc phục sự cố.

Mục đích của hội thảo, hội nghị đa dạng từ việc thu thập, trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và khách hàng cho tới tìm giải pháp tháo gỡ những khó khăn chung, tạo ra cơ hội hợp tác, đầu tư giữa nhiều doanh nghiệp với nhau. 

3.2. Nhóm hoạt động triển lãm, hội chợ thương mại

Đối với nhóm sự kiện này, mục đích chính của các doanh nghiệp khi đến với triển lãm thương mại chủ yếu phô bày nhiều nhất những sự tốt đẹp, các mặt hàng tốt nhất nhằm tìm kiếm đầu mối tiêu thụ, nguồn đối tác cũng như khách hàng tiềm năng. 

Hoạt động này đôi khi cũng được tổ chức kết hợp giữa các doanh nghiệp với nhau nhằm tạo ra sự đa dạng về hình thức, thương hiệu, lĩnh vực hoạt động. Doanh nghiệp có thể bù trừ cho nhau hoặc cùng nhau thu hút nguồn lợi nhiều nhất có thể. 

3.3. Nhóm sự kiện mang tính giải trí – Gameshow, Concert ca nhạc 

Các sự kiện giải trí được tổ chức mang tính chất đem lại cảm giác vui vẻ, cuồng nhiệt cho người tham dự. Vì là chương trình giải trí nên số lượng người tham dự rất lớn. Thông qua các sự kiện như vậy, doanh nghiệp sẽ có một lượng lớn khách hàng tiềm năng. 

4. Các rủi ro trong tổ chức sự kiện hay gặp 

4.1. Rủi ro về tài chính

Rủi ro về tài chính làm một vấn đề thường gặp trong tất cả các khâu của tổ chức sự kiện. Các rủi ro tài chính có thể gặp bao gồm:

• Vượt quá ngân sách: Đây là tình huống các chi phí sự kiện vượt quá hạn mức đề ra. Nguyên nhân có thể là do ước tính không chuẩn xác, thay đổi yêu cầu hoặc phát sinh thêm công việc không được dự tính trước. 
• Thay đổi giá cả: Giá cả có thể thay đổi do yêu cầu, do thị trường hoặc nhu cầu của khách hàng. 
• Vấn đề hợp đồng và thanh toán: Rủi ro tài chính có thể xuất hiện khi sự cố với hợp đồng với các nhà tài trợ, đối tác.

4.2. Rủi ro về thiết bị 

Rủi ro về thiết bị là một trong những rủi ro nguy hiểm. Đây là rủi ro cần hết sức để tâm, bởi lẽ, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ không biết bất cứ lúc nào thiết bị âm thanh, ánh sáng sẽ xảy ra vấn đề bất thường. Thậm chí, khi đang có người phát biểu, mic tự nhiên chết pin hoặc không có mic thay thế sẽ khiến sự kiện trở nên gượng gạo và rối tung. 

4.3. Rủi ro về khách mời

Về rủi ro trong tổ chức sự kiện, vấn đề khách mời bao gồm cả thừa hay thiếu khách mời sẽ để lại một ấn tượng không tốt về chính sự kiện. Thừa khác mời có thể dẫn đến vấn đề không gian, dịch vụ và nguồn nhân sự. Trong khi đó, thiếu khách mời có thể ảnh hưởng tới không gian sự kiện trở nên trống trải, thiếu đi sự sôi nổi và tính tương tác.

4.4. Rủi ro về quản lý an ninh

Một sự kiện chuyên nghiệp là một sự kiện biết kiểm soát an ninh cũng như đảm bảo an toàn cho khách mời của mình. Rủi ro về mặt quản lý an ninh trong sự kiện là một vấn đề quan trọng. Dưới đây là một số rủi ro an ninh có thể xảy ra. 

• Xâm nhập hoặc các cuộc tấn công:  Các rủi ro xâm nhập từ bên ngoài, có sự can thiệp trái phép hoặc có hành vi phá hoại sự kiện. Điều này có thể gây nguy hiểm cho khách mời. 
• Mất tài sản: Ở mỗi sự kiện, trước khi khách mời tiến vào sự kiện đều được nhân viên nhắc nhở về tư trang thiết bị phải tự mình bảo vệ. Thế nhưng, rất nhiều rủi ro về tài sản được phản ánh lại. 
• Rối loạn cộng đồng, vấn đề y tế khẩn cấp: Những trường hợp cấp về sức khỏe như ngại khí, dẫm đạp lên nhau, bị thương trong quá trình tham dự sự kiện không hề hiếm cho đến hiện tại. Đây là điều mà đơn vị tổ chức làm sự kiện nên đặc biệt lưu tâm đối với các sự kiện mang tính chất tụ tập đông người.

4.5. Rủi ro về thời tiết 

Rủi ro về thời tiết là rủi ro phổ biến ảnh hưởng trực tiếp tới sự kiện. Có thể thấy rõ nhất những sự kiện âm nhạc được tổ chức tại sân vận động. Khi có mưa sẽ không có bất kỳ vật gì che chắn. Đây cũng là trường hợp bất khả kháng khi lựa chọn một địa điểm không có sức chứa. 

Nếu còn bất cứ thắc mắc gì về thông tin xoay quanh chủ đề những rủi ro trong tổ chức sự kiện, bạn có thể liên hệ thông qua Hotline: 0988.227.966 hoặc Fanpage chính thức: Trần Quân Media để chúng tôi giải đáp thắc mắc cho bạn một cách tường tận nhất.

Nhằm tạo nên những ấn tượng sâu sắc về sự kiện và truyền tải được thông điệp đến với người tham dự, concept sự kiện là một yếu tố không thể nào thiếu. Việc xây dựng một concept sự kiện sáng tạo, độc đáo sẽ góp hơn 50% vào mức độ thành công của một chương trình, giúp tạo được sự thu hút và chú ý quan tâm từ công chúng.

Vậy concept sự kiện là gì? Làm thế nào để có thể xây dựng được những ý tưởng concept có 1-0-2? Ngay bây giờ hãy cùng tìm hiểu với Trần Quân Media thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Concept sự kiện là gì?

1.1. Khái niệm

Concept sự kiện là ý tưởng chủ đạo xuyên suốt chương trình thông qua việc bày trí bối cảnh không gian sự kiện cho đến nội dung của các hoạt động trong sự kiện. Tất cả đều hướng tới việc làm nổi bật concept sự kiện. Từ đó gợi lên, thể hiện được thông điệp mà đơn vị tổ chức, doanh nghiệp đó muốn truyền tải.

1.2. Sự khác nhau giữa “Concept sự kiện” và “Theme sự kiện”

Concept sự kiện: Là ý tưởng tổng quan được thể hiện xuyên suốt chương trình và là định hướng để đơn vị tổ chức triển khai các công việc từ khâu lên ý tưởng thiết kế, trang trí, setup, cho đến lựa chọn các tiết mục biểu diễn nghệ thuật sẽ trình diễn trong chương trình,…

Theme sự kiện: Là diện mạo, phương thức sử dụng sao cho thể hiện được concept sự kiện. Theme sự kiện sẽ tác động đến thị giác của khán giả nhằm giúp khán giả có thể nhận thức và hiểu được phần nào thông điệp, nội dung mà sự kiện muốn truyền tải thông qua concept.

2. Tầm quan trọng của concept sự kiện

Concept sự kiện đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo nên sự thành công cho sự kiện. Việc xây dựng toàn bộ thiết kế, nội dung xoay quanh concept sự kiện chính là phương thức cực hiệu quả để truyền tải, lan tỏa thông điệp, tạo nên những trải nghiệm độc đáo và là thước đo để đo lường mức độ thành công của sự kiện. Không những thế, với ý tưởng concept có sự nghiên cứu, đầu tư kỹ lưỡng còn giúp các đơn vị doanh nghiệp:

– Gây ấn tượng mạnh mẽ, tạo sự quan tâm chú ý từ khách hàng.

– Thể hiện được sự chuyên nghiệp, tính đầu tư và sự tôn trọng đối với người tham dự thông qua sự kiện.

– Xây dựng hình ảnh, định vị thương hiệu nhằm tạo niềm tin với khách hàng.

– Là tiền đề tốt để thực hiện công tác truyền thông một cách hiệu quả.

Do đó, doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức sự kiện hãy đầu tư thật nhiều thời gian và chất xám để có thể tạo nên những ý tưởng concept ấn tượng, tạo nên những dấu ấn đầy bất ngờ và không thể nào quên cho người tham dự.

3. Các bước để xây dựng ý tưởng concept sự kiện và theme độc đáo

Suy nghĩ, lên ý tưởng cho việc xây dựng concept sự kiện là công việc quan trọng hàng đầu trước khi bắt tay vào triển khai vận hành và quản lý một sự kiện. Để có thể sáng tạo nên một ý tưởng concept đủ ấn tượng và độc đáo đối với khán giả, đòi hỏi đội ngũ ban tổ chức, sản xuất chương trình cần hiểu đúng, hiểu sâu về sản phẩm của sự kiện.

Khai thác được nhiều thông tin về nhu cầu, mong muốn của khách hàng kết hợp thực hiện các công việc như: Tổng hợp thông tin, brainstorming, mindmap,..Để từ đó, định hình, lựa chọn được một ý tưởng concept sự kiện vừa đủ sáng tạo vừa đạt được tính khả thi cao.

Dưới đây là 4 bước cơ bản để xây dựng được một ý tưởng concept sự kiện:

3.1. Lên ý tưởng chủ đề sự kiện

Trước hết, để xây dựng được một ý tưởng chủ đề sự kiện hoàn chỉnh, bạn cần trang bị đủ các thông tin cơ bản liên quan đến sự kiện và yêu cầu của khách hàng như:

– Mục tiêu, thông điệp sự kiện?

– Đối tượng chủ yếu của sự kiện này là ai? Thị hiếu, xu hướng của nhóm khách hàng này như thế nào?

– Nguồn ngân sách chi trả cho sự kiện này là bao nhiêu?

– Những đánh giá và tự đúc kết kinh nghiệm thông qua những sự kiện trước của khách hàng để tránh việc bị lặp lại nội dung cũng như xem xét các điểm nào cần phát huy thêm.

Sau khi nắm bắt được các thông tin cần thiết, bạn cần thực hiện họp nhóm với các thành viên trong ban tổ chức, kết hợp tư duy brainstorming để mỗi người đưa ra được những ý tưởng sáng tạo của riêng mình. Sau đó, những người thực hiện vai trò leader cần tổng hợp, khái quát, kết hợp và dung hòa tất cả những ý tưởng trên để có thể đưa ra một ý tưởng tốt nhất, tạo nên một sự kiện hoàn hảo đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng.

3.2. Xây dựng kịch bản cho sự kiện

Kịch bản đóng góp một vai trò quan trọng và không thể thiếu trong mỗi sự kiện. Không chỉ có vai trò trong việc khái quát, truyền đạt nội dung của sự kiện đến nhân sự vận hành mà còn thể hiện sự sáng tạo, chuyên nghiệp, sự cẩn thận của đơn vị tổ chức trong công việc nhằm đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Kịch bản càng chi tiết, cụ thể thì việc vận hành sự kiện sẽ càng trở nên linh hoạt, chủ động. Đặc biệt, đơn vị tổ chức cần tính toán trước đến các rủi ro trong sự kiện và phương thức xử lý để có thể kịp thời ứng phó khi có sự cố phát sinh. 

3.3. Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần phải phù hợp và thể hiện được concept sự kiện. Tùy thuộc vào tính chất của sự kiện mà chúng ta sẽ có những lựa chọn không gian địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, để tìm kiếm được một địa điểm thật sự phù hợp, có tính khả thi thì cần lưu ý những yếu tố sau:

– Ngân sách dành cho việc thuê địa điểm là bao nhiêu?

– Địa điểm đó có bãi đỗ xe hay không? Quãng đường di chuyển đến nơi tổ chức sự kiện có thuận tiện cho người tham dự?

– Cơ sở vật chất và dịch vụ tại địa điểm diễn ra sự kiện có đầy đủ tiện nghi không?

3.4. Lên ý tưởng trang trí sân khấu

Sau khi đã có những định hình cụ thể về concept sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ tiến hành lên ý tưởng thiết kế bày trí bối cảnh không gian nhằm tác động trực tiếp tới khách hàng, thu hút sự chú ý, kích thích sự tò mò của khách hàng đối với sự kiện. Tuy nhiên, để có sự hài hòa trong tổng thể sự kiện và thể hiện đúng concept, các vật phẩm sử dụng để trang trí cần có sự đồng bộ, thống nhất nhằm làm nổi bật concept sự kiện.

Trên đây là những chia sẻ kiến thức khái quát nhất về concept sự kiện cùng cách thức để sáng tạo nên một concept sự kiện độc lạ được Trần Quân Media chia sẻ đến với bạn đọc. Hy vọng thông qua bài viết này, chúng tôi đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích góp phần tạo nên những sự kiện thành công. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi thông qua HOTLINE: 098.822.7966 hoặc Fanpage chính thức của chúng tôi, đội ngũ tư vấn 24/24 luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn.

Trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện đã và đang nhận được nhiều sự quan tâm từ các doanh nghiệp khi họ xem đây là một cách hiệu quả trong việc quảng bá và truyền thông thương hiệu. Để tự triển khai, tổ chức một sự kiện là điều không quá khó. Tuy nhiên, để tổ chức được một sự kiện có tính chuyên nghiệp, sáng tạo và đạt được mức độ thành công cao nhất thì đơn vị thực hiện cần phải nắm vững những nguyên tắc trong ngành tổ chức sự kiện để có thể điều hành, quản lý sự kiện.

Vì vậy, hãy đọc hết bài viết dưới đây của Trần Quân Media để “bỏ túi” cho mình top 4 nguyên tắc vàng trong tổ chức sự kiện nhằm đem đến những trải nghiệm tuyệt vời cho khán giả về sự kiện nhé.

1. Sự kiện là gì? Thế nào là tổ chức sự kiện?

1.1. Sự kiện là gì? 

”Sự kiện là gì?”. Sự kiện được hiểu đơn giản là một sự kiện hoặc một chuỗi sự kiện được tổ chức có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, địa điểm cụ thể do một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ. 

Sự kiện luôn luôn có mục đích, thông qua các sự kiện, cá nhân hay tổ chức có thể truyền tải được nhiều nhất thông điệp của mình. 

1.2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện được hiểu là công việc nào đó từ lúc lên ý tưởng cho tới khi hoàn thiện. Tổ chức sự kiện hướng tới truyền thông, quảng bá, giới thiệu cho nhãn hàng, thương hiệu nào đó. 

2. Tổ chức sự kiện cần những nhân sự như thế nào?

2.1. Đạo diễn sự kiện

Đạo diễn sự kiện là người có vị trí cao nhất và nắm giữ vai trò quan trọng trong đội ngũ nhân sự của một ekip tổ chức sự kiện. Đạo diễn sự kiện sẽ chịu trách nhiệm bao quát toàn bộ sự kiện và điều hướng sự kiện theo đúng như những gì đã đề ra trong kịch bản. 

Đạo diễn sự kiện chia thành nhiều loại hình đạo diễn khác nhau, bao gồm: Đạo diễn sân khấu, đạo diễn kịch bản, đạo diễn âm thanh – ánh sáng… Bên cạnh đó, đạo diễn sự kiện có nhiệm vụ xây dựng ý tưởng chương trình một cách hoàn thiện nhất. Đây là chức vụ đòi hỏi nhiều năm kinh nghiệm làm nghề và áp lực, trách nhiệm cao. 

2.2. Điều phối viên chạy sự kiện 

Các điều phối viên chạy sự kiện là những người phải hoạt động rất nhiều từ khi sự kiện bắt đầu cho tới khi sự kiện hoàn toàn kết thúc. Các bộ phận trong một sự kiện hầu hết đều cần phải có điều phối viên hỗ trợ. Một vài bộ phận thường thấy đó là: Khu vực cánh gà, khu vực âm thanh – ánh sáng, khu vực cổng vào/soát vé… 

Thông thường, trong sự kiện các điều phối viên sẽ mặc trang phục tối màu để dễ phân biệt với khách tham dự. Nhiệm vụ của những người này là đảm bảo hoạt động sự kiện diễn ra trơn tru, bằng cách điều phối hệ thống nhân sự làm nhiệm vụ.  

Những điều phối viên phải có kiến thức nền tảng ít nhất 1 năm kinh nghiệm hoạt động sự kiện để có thể xử lý các tình huống phát sinh cũng như có những chỉ đạo kịp thời cho đội ngũ nhân sự của họ. 

2.3. Nhân viên kinh doanh sự kiện (Sale Event)

Nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng về toàn bộ những gì chi tiết thuộc về sự kiện như nhân sự, thiết bị, địa điểm, kịch bản, ý tưởng sự kiện. Công việc này đòi hỏi nhân viên phải khôn khéo và có ngoại hình để thuyết phục khách hàng. 

Nhân viên kinh doanh là những người đem khách hàng về cho công ty, cho sự kiện. Vì vậy, công ty hay ban quản trị sự kiện sẽ áp cho họ chỉ tiêu cần đạt. Những nhân viên kinh doanh nếu hoàn thành tốt chỉ tiêu sẽ được khen thưởng cũng như được đề đạt ở một cấp độ cao hơn so với vị trí hiện tại họ đang đảm nhận. 

2.4. Nhân viên kỹ thuật âm thanh – ánh sáng

Nhân viên âm thanh – ánh sáng chịu trách nhiệm điều phối các thiết bị cho sự kiện. Tuy nhiên, thường thấy công việc này sẽ do điều phối viên sự kiện phụ trách. Nhân viên kỹ thuật âm thanh – ánh sáng vô cùng quan trọng, bởi lẽ, chỉ cần một đoạn nhạc sai, một ánh sáng xấu cũng khiến một sự kiện để lại ấn tượng không tốt trong lòng khán giả. 

2.5. Content Event/Copywriter 

Một công việc không kém phần quan trọng là người làm content. Đúng như câu nói “Content is king” quả không sai, nội dung quyết định đến 80% sự hứng thú của khán giả. 

2.6. Chuyên viên thiết kế đồ họa 

Công việc của bộ phận nhân viên này là: Thiết kế đồ họa 2D, thiết kế đồ họa 3D. Với mảng công việc 2D: Các nhân viên thiết kế sẽ phải làm các ấn phẩm như backdrop, banner, standee, hashtag, quà tặng, card, hồ sơ năng lực hỗ trợ đấu thầu sự kiện. Với mảng 3D sẽ đòi hỏi trình độ cao hơn khi phải thiết kế các hiệu ứng đan xen với ánh sáng, âm thanh, phối màu…

3. Những nguyên tắc trong ngành tổ chức sự kiện 

3.1. Yếu tố con người 

Thành công của tổ chức sự kiện là tập trung vào chính xác đối tượng mục tiêu, phải làm sao thật thuyết phục, thúc đẩy họ và khiến họ có những tương tác lại với sự kiện. Đó là lý do vì sao nhân sự sự kiện được tuyển vào không những phải được chọn lựa cẩn thận mà còn phải được đào tạo để tương tác hiệu quả với khách hàng mục tiêu. 

3.2. Tổ chức sự kiện gắn liền với làm truyền thông

Để có một chương trình tổ chức sự kiện thành công, những hoạt động truyền thông cho sự kiện đóng vai trò quyết định xem mức độ tiếp cận công chúng của sự kiện sẽ như thế nào. 

Thay vì quá trông chờ vào ngày diễn ra sự kiện, ban tổ chức có thể đo lường sơ bộ số lượng người quan tâm, tương tác với sự kiện hoặc có ý định tham dự. Một trong những công cụ đo lường dễ dàng đo lường nhất đó chính là fanpage của chính sự kiện đó. 

3.3. Tổ chức sự kiện chính là sale – marketing 

Tổ chức sự kiện đem đến nhiều lợi ích to lớn, nó đóng vai trò như hoạt động bán hàng, thương mại, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu,… 

Trong số các hoạt động marketing, tổ chức sự kiện được hiểu là hoạt động bán và cũng có thể gọi là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến dịch PR và quảng cáo đính kèm. 

Vốn dĩ sự kiện được tổ chức cho một doanh nghiệp hay nhãn hàng sẽ luôn có mục đích ngầm phía sau là tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng. Nếu một sự kiện nào đó được tổ chức, nếu chỉ nghĩ nó là hoạt động bán hàng hay chỉ marketing thì bạn đã bỏ lỡ một phần giá trị cốt lõi mà nó mang lại. 

3.4. Đáp ứng đủ quy tắc 5W1H 

Với quy tắc 5W1H sẽ cho công chúng hiểu sâu nhất về sự kiện của doanh nghiệp. Với các yếu tố Why, Who, Where, When, What và How 

• Why: Tại sao lại tổ chức sự kiện này? 
• Who: Sự kiện này phù hợp với ai?
• Where: Tổ chức ở đâu?
• When: Khi nào sự kiện diễn ra? 
• What: Sự kiện có gì ấn tượng? 

Nếu cả 5 quy tắc được áp dụng trong tổ chức sự kiện với quy mô lớn thì việc có một chương trình thành công và hiệu quả là điều thực sự dễ dàng. 

Trên đây là thông tin về những nguyên tắc trong ngành tổ chức sự kiện được Trần Quân Media chia sẻ. Nếu bạn có nhu cầu tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số Hotline: 0988.227.966 hoặc Fanpage chính thức: Trần Quân Media. Chúng tôi cam kết đem lại sự hiệu quả, hài lòng cho quý khách hàng.

Tổ chức sự kiện ngày nay không còn mấy xa lạ tại Việt Nam khi các sự kiện đã trở thành “món ăn tinh thần” không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, giải trí hay xây dựng thương hiệu, Có thể thấy, tổ chức sự kiện có rất nhiều loại hình, điều này dẫn đến quy trình tổ chức sự kiện cũng có nhiều khác nhau. Vậy là sao để biết về những bước bắt buộc phải tuân theo để bất kỳ sự kiện nào cũng diễn ra suôn sẻ? Hãy cùng Trần Quân Media tham khảo với bài viết sau đây.

1. Những điều căn bản về sự kiện?

1.1. Sự kiện là gì? 

Trước khi bạn muốn tổ chức một sự kiện nào đó, bạn cần tìm hiểu những điều căn bản về chúng. 

Đến với khái niệm đầu tiên và cũng là khái niệm căn bản nhất ”Sự kiện là gì?”. Sự kiện được hiểu đơn giản là một sự kiện hoặc một chuỗi sự kiện được tổ chức có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, địa điểm cụ thể do một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ. 

Sự kiện luôn luôn có mục đích, thông qua các sự kiện, cá nhân hay tổ chức có thể truyền tải được nhiều nhất thông điệp của mình. 

1.2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện được hiểu là công việc nào đó từ lúc lên ý tưởng cho tới khi hoàn thiện. Tổ chức sự kiện hướng tới truyền thông, quảng bá, giới thiệu cho nhãn hàng, thương hiệu nào đó. 

2. Có những thể loại sự kiện nào hiện nay?

Tổ chức sự kiện có rất nhiều loại hình khác nhau tùy vào mục đích của cá nhân hay tổ chức. Thế nhưng, nếu bạn để ý, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy một vài loại hình sự kiện như sau:

2.1. Sự kiện hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm 

Với những sự kiện như hội nghị, hội thảo hay các lễ kỷ niệm đều là những sự kiện đòi hỏi tính chuyên nghiệp rất cao. Các sự kiện này này thường được các doanh nghiệp tổ chức với mục đích như trao đổi thông tin khách hàng, tìm ra giải pháp cho một vài vấn đề cụ thể,….

Một số sự kiện tượng trưng cho loại hình hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm thường thấy như: Hội thảo, hội nghị sơ kết theo quý/năm, hội thảo giới thiệu sản phẩm, hội nghị đầu tư hay hội nghị khách hàng. Với lễ kỷ niệm, chúng ta có thể thấy một vài ví dụ tiêu biểu như: Lễ kỷ niệm thành lập công ty,…

2.2. Sự kiện hội chợ, triển lãm thương mại  

Hội chợ triển lãm thương mại là những sự kiện rất lớn, thu hút nhiều sự chú ý của giới truyền thông, báo chí. Sự kiện này được tổ chức với tính chất thương mại. Mục đích của doanh nghiệp khi đến với triển lãm thương mại chính là trình bày những sản phẩm tốt nhất đến với đối tác, khách hàng. 

Hội chợ, triển lãm thương mại mang tính chất liên kết rất cao, bởi lẽ, một vài sự kiện sẽ có sự góp mặt của các đơn vị nước ngoài. Tiêu biểu nhất phải kể đến hội chợ thương mại “Ngành nhựa, cao su & In ấn bao bì” – Hanoi Plas Print Pack 2023 hay triển lãm “Thiết bị âm thanh, ánh sáng” – PLASE show 2023.

2.3. Lễ khởi công, khai trương, khánh thành

Hoạt động này phổ biến ở các doanh nghiệp vừa và lớn. Việc tổ chức hoạt động khởi công, khai trương, khánh thành đóng một vai trò quan trọng và được coi là bước khởi đầu đầy hy vọng cho doanh nghiệp. 

2.4. Sự kiện mang tính giải trí

Các sự kiện giải trí được coi là lĩnh vực sự kiện được tổ chức phổ biến bậc nhất. Với xu hướng phát triển hiện này, đi kèm với nó là những áp lực vô hình đè nặng lên vai, con người cần nhiều hơn những điều thú vị để giải tỏa. 

Chính vì vậy, các show giải trí ra đời với mong muốn đáp ứng được những nhu cầu đó. Ta có thể bắt gặp nhiều nhất trong một năm đó là các show âm nhạc của các nghệ sĩ tên tuổi.

2.5. Sự kiện thi đấu thể thao

Giải đấu thể thao là cuộc tranh tài trong nhiều môn thể thao giữa các vận động viên trong một hoặc nhiều quốc gia với nhau. Giải đấu thể thao có thể được tổ chức theo quy mô nhỏ phù hợp với tổ chức, cũng có thể là quy mô quốc gia hoặc nâng tầm khu vực. 

Với sự kiện thể thao thường có yêu cầu riêng về mặt không gian cũng như các thiết bị đi kèm. Bên cạnh đó, sự kiện phải được trang bị đầy đủ thiết bị y tế để đảm bảo cho vận động viên cũng như khán giả tới tham dự.

3. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức sự kiện đóng một vai trò quan trọng và quyết định đến sự thành bại của sự kiện đó. Dưới đây là những bước bạn cần phải biết để có một sự kiện như ý.

3.1. Tiếp nhận và xác nhận thông tin khách hàng 

Khi một đơn vị hay cá nhân có nhu cầu muốn tổ chức một sự kiện nào đó, tiếp nhận dự án nên thu thập thông tin, yêu cầu của khách hàng một cách cẩn thận. Với những điều còn chưa rõ, bạn nên trực tiếp liên hệ lại để xác nhận cũng như để tiến độ sự kiện diễn ra suôn sẻ. 

Xác định thông tin khách hàng sẽ liên quan trực tiếp đến việc lập kế hoạch, ý tưởng của cả chương trình. Các loại hình sự kiện khi tổ chức sẽ đều có những đặc điểm, mục tiêu và yêu cầu riêng. Vì vậy, việc đầu tiên bạn phải xác nhận lại:

• Loại hình, quy mô sự kiện khách muốn là như thế nào?
• Mục tiêu, thông điệp của chương trình
• Đối tượng, số lượng người tham dự sự kiện 
• Thời gian, địa điểm, ngân sách tổ chức chương trình

3.2. Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện 

Ý tưởng sự kiện chính là linh hồn sự kiện. Một sự kiện để lại dấu ấn trong lòng người tham dự phải là một sự kiện có tính sáng tạo, độc đáo. Càng nhiều ý tưởng sáng tạo sẽ càng thu hút nhiều khách tham dự hơn cũng như tạo được tác động tích cực.

3.3. Lên ý tưởng kịch bản

Kịch bản của sự kiện sẽ là căn cứ để giúp đơn vị tổ chức sự kiện có thể theo dõi quá trình diễn ra sự kiện cũng như có giải pháp cho những rủi ro phát sinh. Bên cạnh đó, kịch bản lôi cuốn, sáng tạo ngay từ ban đầu sẽ là một điểm cộng cho chương trình. 

3.4. Lập bảng phân chia nhân sự

Công việc trong mỗi sự kiện tương đối nhiều và phức tạp, vì vậy nên có một danh sách phân chia cụ thể số lượng nhân sự sẽ tham gia. Để có thể nắm bắt tốt nhất sự kiện, bạn cần rõ ràng sự phân bổ. Ví dụ, ở bộ phận kỹ thuật sẽ có bao nhiêu người và những người đó sẽ đảm nhận phần việc nào. Các bộ phận khác cũng sẽ tương tự như vậy.

3.5. Tiến hành thi công trước khi sự kiện diễn ra

Sau khi đã thống nhất hết mọi thông tin, dựa theo kịch bản chi tiết, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tiến hành tới địa điểm và thực hiện nhiệm vụ thi công. Sau khi thi công xong, đơn vị sẽ tiến hành chạy thử sự kiện cũng như đảm bảo các thiết bị hoạt động hoàn hảo nhất. 

Những hạng mục cần ưu tiên kiểm tra bao gồm:

• Dàn dựng sân khấu 
• Âm thanh, ánh sáng 
• Khớp thoại cho MC
• Tiết mục biểu diễn

3.6. Tổng kết, đánh giá và rút ra bài học 

Khi sự kiện kết thúc, đơn vị tổ chức sự kiện cần tham khảo ý kiến của khách hàng để có cái nhìn khách quan nhất về sự kiện vừa diễn ra. Mặt khác, đây cũng là cơ hội để đơn vị tổ chức sự kiện nhận ra đâu là điểm mạnh, điểm yếu của đơn vị mình để sửa đổi và phát huy. 

Trên đây là những thông tin về quy trình tổ chức sự kiện được chia sẻ bởi Trần Quân Media, hy vọng rằng những thông tin sẽ này sẽ mang đến nhiều hữu ích với bạn đọc. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng thì đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Hotline: 0988.227.966 hoặc Fanpage chính thức: Trần Quân Media.

Là một trong những cơ sở Đoàn tiêu biểu và được đánh giá cao trong hệ thống Đoàn Thanh niên Vietcombank, Đoàn Thanh niên Vietcombank chi nhánh Thăng Long luôn thể hiện rõ vai trò của Đoàn viên trong công tác xây dựng, phát triển Đoàn cũng như hoạt động kinh doanh của chi nhánh.

Để tiếp tục phát huy các thành tích đó, công tác đào tạo, bồi dưỡng các thế hệ đoàn viên trẻ kế cận là một trong các công tác quan trọng và được Đoàn cơ sở Vietcombank chi nhánh Thăng Long quan tâm, tổ chức thường xuyên.

Được sự đồng ý của Đảng ủy – Ban Giám đốc Vietcombank chi nhánh Thăng Long, Đoàn cơ sở Vietcombank chi nhánh Thăng Long đã tổ chức thành công Hội nghị tập huấn công tác Đoàn năm 2023 với chủ đề “Hành trình tuổi trẻ – Nhiệt huyết tuổi 20” tại Thành phố Hạ Long trong hai ngày 09 -10/9.2023.

Hội nghị là bước chuyển mình quan trọng đánh dấu hành trình 20 năm ghi dấu 

1. Giới thiệu đôi nét về Vietcombank chi nhánh Thăng Long: 

Với 20 năm tạo lập giá trị cuộc sống, bền bỉ vượt qua thử thách bứt phá thành công để chuyển mình trở thành một chi nhánh phát triển bền vững, an toàn trong Hệ thống các chi nhánh Vietcombank. Hiện tại, Vietcombank chi nhánh Thăng Long đã phục vụ hơn 7000 khách hàng tổ chức, đồng hành cùng sự thành công của khách hàng cũng như chú trọng trong công tác xây dựng Đảng, xây dựng Đoàn thể, kiện toàn bộ máy tổ chức hướng tới tăng chỉ số hạnh phúc cho cán bộ công, nhân viên, đoàn viên thanh niên trong chi nhánh.

Trong nhiều năm, Vietcombank chi nhánh Thăng Long đã trở thành chi nhánh xuất sắc toàn diện và tiên phong trong hệ thống về tầm nhìn phát triển chung của Vietcombank. Đón nhận rất nhiều danh hiệu cao quý trong suốt 20 năm ghi dấu của Vietcombank, của ngành ngân hàng và cùng sự phồn vinh của đất nước. 

2. Sự kiện Hội nghị triển khai công tác Đoàn và phong trào thanh niên 2023 

2.1. Mục đích của hội nghị

Với mong muốn phát triển, đào tạo và bồi dưỡng tầng lớp Đoàn viên trẻ kế cận, Đoàn cơ sở Vietcombank chi nhánh Thăng Long tổ chức hội nghị tập huấn với mong muốn đây sẽ là cầu nối giúp các Đoàn viên, thanh niên hiểu hơn về công tác Đoàn trong năm 2023. 

Bên cạnh đó, Đoàn cơ sở Vietcombank Thăng Long cũng có cơ hội lắng nghe, thấu hiểu hơn về tâm tư, nguyện vọng của đoàn viên, thanh niên trực thuộc chi nhánh để từ đó có thể đưa ra các đề xuất cho Đảng ủy – Ban Giám đốc Chi nhánh để hỗ trợ tốt nhất cho các bạn cán bộ, đoàn viên trong công tác đoàn và công tác chuyên môn.

2.2. Các hoạt động chính tại sự kiện

Tại buổi tập huấn, Đoàn cơ sở Vietcombank Chi nhánh Thăng Long đã lồng ghép rất nhiều các nội dung, kiến thức bổ ích liên quan đến công tác Đoàn thế cũng như hoạt động kinh doanh để phổ biến cho các bạn Đoàn viên, thanh niên. 

Thông qua các chương trình lồng ghép ý nghĩa như: Thanh niên hiểu, thanh niên nói… các Đoàn viên, thanh niên có dịp được bày tỏ quan điểm, thể hiện bản thân cũng như có thêm được nhiều kiến thức hữu ích phục vụ cho công việc.

Mặt khác, ngoài các kiến thức, tại hội nghị, các bạn đoàn viên cũng nói lên những khó khăn trong quá trình hoạt động công tác Đoàn cũng như trong công việc chuyên môn hằng ngày để từ đó đưa ra các giải pháp đề xuất với Đảng ủy – Ban Giám đốc chi nhánh. 

Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để Đảng ủy – Ban giám đốc chi nhánh lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của các cán bộ là đoàn viên thanh niên để từ đó có những chỉ đạo nhằm hỗ trợ kịp thời cho các Đoàn viên, thanh niên thực hiện công tác Đoàn cũng như hoạt động chuyên môn một cách tốt nhất.

Bên cạnh các chương trình hội đàm, Đoàn thanh niên Vietcombank chi nhánh Thăng Long cũng tổ chức thành công hoạt động Team Building cũng như chương trình Gala Dinner. Những hoạt động này có ý nghĩa quan trong việc tăng cường sự gắn kết, hiểu biết và chia sẻ giữa các cán bộ Đoàn viên. Trong thời gian làm việc thường ngày, họ thường không có nhiều thời gian để giao lưu, trò chuyện với nhau. Vì vậy, qua các hoạt động này, họ có dịp tiếp xúc và tạo mối quan hệ tốt với nhau.

3. Sự đồng hành của Trần Quân Media trong sự kiện

Được sự tin tưởng từ Ban Tổ chức chương trình tập huấn của Đoàn thanh niên Vietcombank chi nhánh Thăng Long, Trần Quân Media vinh dự là đơn vị đầu mối tổ chức, vận hành các chương trình, hội nghị, hoạt động ngoại khóa cho đơn vị.

Trần Quân Media xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới các anh, chị Lãnh đạo và toàn thể các anh, chị thành viên của Vietcombank chi nhanh Thăng Long đã tin tưởng và lựa chọn Trần Quân Media trên hành trình lan tỏa những thông điệp ý nghĩa, những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp trong các sự kiện. Rất hy vọng trong thời gian tới, Trần Quân Media sẽ nhận được nhiều cơ hội đồng hành từ phía Quý đơn vị tại các sự kiện trong tương lai.

Với kinh nghiệm tổ chức thành công nhiều sự kiện cho tổ chức, doanh nghiệp cùng đội ngũ nhân viên chất lượng, giàu kinh nghiệm, Trần Quân Media cam kết đem đến cho quý khách sự hài lòng nhất. Nếu bạn vẫn đắn đo tìm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, hãy liên hệ với chúng tôi thông qua HOTLINE: 0988.227.966/Email:tranquanmedia.tech@gmail.com, hoặc Fanpage Trần Quân Media trên mạng xã hội Facebook, đội ngũ nhân viên của chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc.

Sự kiện luôn là lĩnh vực thu hút cũng như đòi hỏi nguồn nhân lực cao trong cộng đồng, đặc biệt là nguồn nhân lực trẻ tuổi. Có thể thấy tổ chức sự kiện đem lại tiềm năng rất lớn tại Việt Nam. Tuy nhiên, liệu bạn đã hiểu đúng về tổ chức sự kiện cũng giá trị mà các sự kiện mang lại? Hãy để Trần Quân Media giải đáp cho bạn trong bài viết dưới đây. 

1. Sự kiện và tổ chức sự kiện là gì?

1.1. Những điều cơ bản về sự kiện

Sự kiện là  một hoặc nhiều hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, địa điểm cụ thể do một cá nhân hay tổ chức làm chủ. Sự kiện luôn có mục đích, thông qua sự kiện, cá nhân hoặc tổ chức có thể truyền tải được thông điệp của mình. 

1.2. Những điều cơ bản về tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là khái niệm dùng để thực hiện những công việc nào đó từ lúc lên ý tưởng cho tới khi hoàn thiện. Tổ chức sự kiện hướng tới truyền tải thông điệp đến khách hàng, quảng bá, giới thiệu cho nhãn hàng, thương hiệu nào đó. 

2. Tổ chức sự kiện phát triển trong lĩnh vực nào?

Hiện nay, hầu hết các mảng lĩnh vực đều có thể tổ chức sự kiện. Các sự kiện được tổ chức dựa theo tính chất cũng như mục đích của doanh nghiệp, khách hàng. Có thể kể đến một vài lĩnh vực phổ biến có thể tổ chức đa dạng sự kiện như thể thao, giải trí, kinh doanh, thương mại, truyền thông…

Tổ chức sự kiện được xem là ngành nghề riêng biệt ở nhiều quốc gia, được đầu tư và dạy bài bản từ lý thuyết cho tới thực hành một cách chuyên nghiệp nhất. Những hoạt động liên quan đến tổ chức sự kiện có thể kể đến như 

• Hoạt động hội chợ, triển lãm 
• Hoạt động ra mắt, khai trương
• Những sự kiện giải trí
• Hoạt động gây quỹ từ thiện 
• Sự kiện thể thao, văn hóa, nghệ thuật, sự kiện của Đảng và Nhà nước
• Sự kiện kinh doanh, thương mại của doanh nghiệp, thương hiệu 

Để vận hành một sự kiện cần trải qua rất nhiều công đoạn, chính vì vậy tổ chức sự kiện trở thành một lĩnh vực hot trên thị trường. Từ đây, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện được hình thành. Cá nhân, tổ chức không phải tốn quá nhiều thời gian để tìm cho mình một đơn vị sự kiện uy tín, chuyên nghiệp. 

3. Các loại hình tổ chức sự kiện thường thấy hiện nay

3.1. Tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo

Hội nghị, hội thảo là những sự kiện được các doanh nghiệp tổ chức với nhiều mục đích khác nhau như trao đổi thông tin, tìm ra giải pháp cụ thể cho một vấn đề, cung cấp thông tin về đối tác/khách hàng, giới thiệu sản phẩm… Loại hình tổ chức hội nghị phổ biến thường thấy như: Hội nghị tổng kết cuối năm, hội nghị sơ kết theo quý, hội nghị đầu tư, hội nghị khách hàng  

Các sự kiện hội nghị, hội thảo năng về tính hình thức cũng như sự chuyên nghiệp, vậy nên đơn vị phụ trách tổ chức sự kiện phải hết sức cẩn trọng trong quá trình lên kế hoạch từng khâu để phòng trừ tối đa rủi ro gặp phải.

3.2. Tổ chức hoạt động triển lãm thương mại  

Khác với hoạt động hội nghị, hội thảo, triển lãm thương mại mang tính chất trao đổi và buôn bán rõ rệt. Mục đích chính của các doanh nghiệp khi đến với triển lãm thương mại chủ yếu phô bày nhiều nhất những sự tốt đẹp, các mặt hàng tốt nhất nhằm tìm kiếm đầu mối tiêu thụ, nguồn đối tác cũng như khách hàng tiềm năng. 

Hoạt động này đôi khi cũng được tổ chức kết hợp giữa các doanh nghiệp với nhau nhằm tạo ra sự đa dạng về hình thức, thương hiệu, lĩnh vực hoạt động. Doanh nghiệp có thể bù trừ cho nhau hoặc cùng nhau thu hút nguồn lợi nhiều nhất có thể. 

3.3. Tổ chức lễ khởi công, khai trương, khánh thành 

Hoạt động này khá phổ biến ở các doanh nghiệp vừa và lớn. Việc tổ chức lễ khởi công, khai trương, khánh thành đóng một vai trò quan trọng và được coi là sự khởi đầu may mắn. 

3.4. Tổ chức sự kiện mang tính giải trí 

Một số sự kiện mang tính giải trí được tổ chức thường xuyên và cũng là món ăn tinh thần không thể thiếu đối với công chúng đó là các gameshow, hoạt động team building hay lễ hội âm nhạc. 

Một trong những thành công mà các sự kiện giải mang lại đó là nguồn khách hàng tiềm năng cũng như nâng cao danh tiếng cho đơn vị tổ chức. Loại hình sự kiện giải trí rất dễ tiếp cận khán giả bởi tính chất vui vẻ, có sự tương tác qua lại. 

3.5. Tổ chức giải đấu thể thao 

Giải đấu thể thao là cuộc tranh tài trong nhiều môn thể thao giữa các vận động viên  trong một hoặc nhiều quốc gia với nhau. Giải đấu thể thao có thể được tổ chức theo quy mô nhỏ phù hợp với tổ chức, cũng có thể là quy mô quốc gia hoặc mang tầm cỡ khu vực. 

Địa điểm tổ chức các giải đấu thể thao yêu cầu không gian rộng. Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức giải đấu thể thao phải thực sự thu hút mọi người đến gia các hoạt động bên lề như lễ khai mạc, có thể tham quan. Mục đích chính của các giải đấu thể thao là nêu lên tinh thần đoàn kết giữa con người với con người, rèn luyện thể thao sức khỏe. 

4. Tổ chức sự kiện đem lại những giá trị gì?

4.1. Thu hút sự chú ý và quan tâm của đối tượng khách hàng và giới truyền thông 

Sự kiện là hoạt động dễ thu hút khách hàng cũng như giới truyền thông. Bởi lẽ, tình chất của giới truyền thông, báo chí là luôn cập nhật tin tức hàng giờ, hàng phút. 

Từ sự cạnh tranh thông tin của giới truyền thông, báo chí, người tiếp cận sẽ là người được hưởng lợi từ điều đó. Mặt khác, cá nhân, tổ chức cũng sẽ là người ngầm nhận được lợi ích từ cả 2 phía.  

4.2. Là công cụ không thể thiếu cho hoạt động quảng bá, tiếp thị

Tổ chức sự kiện đóng vai trò như chiến lược quan trọng trong các hoạt động truyền thông, quảng bá. Thông qua các hoạt động tổ chức sự kiện, cá nhân hay tổ chức có thể thể đánh bóng tên tuổi cho chính bản thân, sản phẩm, dịch vụ từ đó giúp thu hút nguồn khách hàng tiềm năng và tăng doanh thu. 

Dưới đây là những thông tin Trần Quân Media gửi tới bạn, chúng tôi mong rằng những thông tin sẽ này sẽ là những điều hữu ích. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng thì đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua HOTLINE: 0988.227.966 hoặc Fanpage chính thức: Trần Quân Media.