Trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện đã và đang nhận được nhiều sự quan tâm từ các doanh nghiệp khi họ xem đây là một cách hiệu quả trong việc quảng bá và truyền thông thương hiệu. Để tự triển khai, tổ chức một sự kiện là điều không quá khó. Tuy nhiên, để tổ chức được một sự kiện có tính chuyên nghiệp, sáng tạo và đạt được mức độ thành công cao nhất thì đơn vị thực hiện cần phải nắm vững những nguyên tắc trong ngành tổ chức sự kiện để có thể điều hành, quản lý sự kiện.
Vì vậy, hãy đọc hết bài viết dưới đây của Trần Quân Media để “bỏ túi” cho mình top 4 nguyên tắc vàng trong tổ chức sự kiện nhằm đem đến những trải nghiệm tuyệt vời cho khán giả về sự kiện nhé.
1. Sự kiện là gì? Thế nào là tổ chức sự kiện?
1.1. Sự kiện là gì?
”Sự kiện là gì?”. Sự kiện được hiểu đơn giản là một sự kiện hoặc một chuỗi sự kiện được tổ chức có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, địa điểm cụ thể do một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ.
Sự kiện luôn luôn có mục đích, thông qua các sự kiện, cá nhân hay tổ chức có thể truyền tải được nhiều nhất thông điệp của mình.
1.2. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện được hiểu là công việc nào đó từ lúc lên ý tưởng cho tới khi hoàn thiện. Tổ chức sự kiện hướng tới truyền thông, quảng bá, giới thiệu cho nhãn hàng, thương hiệu nào đó.
2. Tổ chức sự kiện cần những nhân sự như thế nào?
2.1. Đạo diễn sự kiện
Đạo diễn sự kiện là người có vị trí cao nhất và nắm giữ vai trò quan trọng trong đội ngũ nhân sự của một ekip tổ chức sự kiện. Đạo diễn sự kiện sẽ chịu trách nhiệm bao quát toàn bộ sự kiện và điều hướng sự kiện theo đúng như những gì đã đề ra trong kịch bản.
Đạo diễn sự kiện chia thành nhiều loại hình đạo diễn khác nhau, bao gồm: Đạo diễn sân khấu, đạo diễn kịch bản, đạo diễn âm thanh – ánh sáng… Bên cạnh đó, đạo diễn sự kiện có nhiệm vụ xây dựng ý tưởng chương trình một cách hoàn thiện nhất. Đây là chức vụ đòi hỏi nhiều năm kinh nghiệm làm nghề và áp lực, trách nhiệm cao.
2.2. Điều phối viên chạy sự kiện
Các điều phối viên chạy sự kiện là những người phải hoạt động rất nhiều từ khi sự kiện bắt đầu cho tới khi sự kiện hoàn toàn kết thúc. Các bộ phận trong một sự kiện hầu hết đều cần phải có điều phối viên hỗ trợ. Một vài bộ phận thường thấy đó là: Khu vực cánh gà, khu vực âm thanh – ánh sáng, khu vực cổng vào/soát vé…
Thông thường, trong sự kiện các điều phối viên sẽ mặc trang phục tối màu để dễ phân biệt với khách tham dự. Nhiệm vụ của những người này là đảm bảo hoạt động sự kiện diễn ra trơn tru, bằng cách điều phối hệ thống nhân sự làm nhiệm vụ.
Những điều phối viên phải có kiến thức nền tảng ít nhất 1 năm kinh nghiệm hoạt động sự kiện để có thể xử lý các tình huống phát sinh cũng như có những chỉ đạo kịp thời cho đội ngũ nhân sự của họ.
2.3. Nhân viên kinh doanh sự kiện (Sale Event)
Nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng về toàn bộ những gì chi tiết thuộc về sự kiện như nhân sự, thiết bị, địa điểm, kịch bản, ý tưởng sự kiện. Công việc này đòi hỏi nhân viên phải khôn khéo và có ngoại hình để thuyết phục khách hàng.
Nhân viên kinh doanh là những người đem khách hàng về cho công ty, cho sự kiện. Vì vậy, công ty hay ban quản trị sự kiện sẽ áp cho họ chỉ tiêu cần đạt. Những nhân viên kinh doanh nếu hoàn thành tốt chỉ tiêu sẽ được khen thưởng cũng như được đề đạt ở một cấp độ cao hơn so với vị trí hiện tại họ đang đảm nhận.
2.4. Nhân viên kỹ thuật âm thanh – ánh sáng
Nhân viên âm thanh – ánh sáng chịu trách nhiệm điều phối các thiết bị cho sự kiện. Tuy nhiên, thường thấy công việc này sẽ do điều phối viên sự kiện phụ trách. Nhân viên kỹ thuật âm thanh – ánh sáng vô cùng quan trọng, bởi lẽ, chỉ cần một đoạn nhạc sai, một ánh sáng xấu cũng khiến một sự kiện để lại ấn tượng không tốt trong lòng khán giả.
2.5. Content Event/Copywriter
Một công việc không kém phần quan trọng là người làm content. Đúng như câu nói “Content is king” quả không sai, nội dung quyết định đến 80% sự hứng thú của khán giả.
2.6. Chuyên viên thiết kế đồ họa
Công việc của bộ phận nhân viên này là: Thiết kế đồ họa 2D, thiết kế đồ họa 3D. Với mảng công việc 2D: Các nhân viên thiết kế sẽ phải làm các ấn phẩm như backdrop, banner, standee, hashtag, quà tặng, card, hồ sơ năng lực hỗ trợ đấu thầu sự kiện. Với mảng 3D sẽ đòi hỏi trình độ cao hơn khi phải thiết kế các hiệu ứng đan xen với ánh sáng, âm thanh, phối màu…
3. Những nguyên tắc trong ngành tổ chức sự kiện
3.1. Yếu tố con người
Thành công của tổ chức sự kiện là tập trung vào chính xác đối tượng mục tiêu, phải làm sao thật thuyết phục, thúc đẩy họ và khiến họ có những tương tác lại với sự kiện. Đó là lý do vì sao nhân sự sự kiện được tuyển vào không những phải được chọn lựa cẩn thận mà còn phải được đào tạo để tương tác hiệu quả với khách hàng mục tiêu.
3.2. Tổ chức sự kiện gắn liền với làm truyền thông
Để có một chương trình tổ chức sự kiện thành công, những hoạt động truyền thông cho sự kiện đóng vai trò quyết định xem mức độ tiếp cận công chúng của sự kiện sẽ như thế nào.
Thay vì quá trông chờ vào ngày diễn ra sự kiện, ban tổ chức có thể đo lường sơ bộ số lượng người quan tâm, tương tác với sự kiện hoặc có ý định tham dự. Một trong những công cụ đo lường dễ dàng đo lường nhất đó chính là fanpage của chính sự kiện đó.
3.3. Tổ chức sự kiện chính là sale – marketing
Tổ chức sự kiện đem đến nhiều lợi ích to lớn, nó đóng vai trò như hoạt động bán hàng, thương mại, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu,…
Trong số các hoạt động marketing, tổ chức sự kiện được hiểu là hoạt động bán và cũng có thể gọi là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến dịch PR và quảng cáo đính kèm.
Vốn dĩ sự kiện được tổ chức cho một doanh nghiệp hay nhãn hàng sẽ luôn có mục đích ngầm phía sau là tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng. Nếu một sự kiện nào đó được tổ chức, nếu chỉ nghĩ nó là hoạt động bán hàng hay chỉ marketing thì bạn đã bỏ lỡ một phần giá trị cốt lõi mà nó mang lại.
3.4. Đáp ứng đủ quy tắc 5W1H
Với quy tắc 5W1H sẽ cho công chúng hiểu sâu nhất về sự kiện của doanh nghiệp. Với các yếu tố Why, Who, Where, When, What và How
- Why: Tại sao lại tổ chức sự kiện này?
- Who: Sự kiện này phù hợp với ai?
- Where: Tổ chức ở đâu?
- When: Khi nào sự kiện diễn ra?
- What: Sự kiện có gì ấn tượng?
Nếu cả 5 quy tắc được áp dụng trong tổ chức sự kiện với quy mô lớn thì việc có một chương trình thành công và hiệu quả là điều thực sự dễ dàng.
Trên đây là thông tin về những nguyên tắc trong ngành tổ chức sự kiện được Trần Quân Media chia sẻ. Nếu bạn có nhu cầu tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số Hotline: 0988.227.966 hoặc Fanpage chính thức: Trần Quân Media. Chúng tôi cam kết đem lại sự hiệu quả, hài lòng cho quý khách hàng.