Nhằm tạo nên những ấn tượng sâu sắc về sự kiện và truyền tải được thông điệp đến với người tham dự, concept sự kiện là một yếu tố không thể nào thiếu. Việc xây dựng một concept sự kiện sáng tạo, độc đáo sẽ góp hơn 50% vào mức độ thành công của một chương trình, giúp tạo được sự thu hút và chú ý quan tâm từ công chúng.
Vậy concept sự kiện là gì? Làm thế nào để có thể xây dựng được những ý tưởng concept có 1-0-2? Ngay bây giờ hãy cùng tìm hiểu với Trần Quân Media thông qua bài viết dưới đây nhé!
1. Concept sự kiện là gì?
1.1. Khái niệm
Concept sự kiện là ý tưởng chủ đạo xuyên suốt chương trình thông qua việc bày trí bối cảnh không gian sự kiện cho đến nội dung của các hoạt động trong sự kiện. Tất cả đều hướng tới việc làm nổi bật concept sự kiện. Từ đó gợi lên, thể hiện được thông điệp mà đơn vị tổ chức, doanh nghiệp đó muốn truyền tải.
1.2. Sự khác nhau giữa “Concept sự kiện” và “Theme sự kiện”
Concept sự kiện: Là ý tưởng tổng quan được thể hiện xuyên suốt chương trình và là định hướng để đơn vị tổ chức triển khai các công việc từ khâu lên ý tưởng thiết kế, trang trí, setup, cho đến lựa chọn các tiết mục biểu diễn nghệ thuật sẽ trình diễn trong chương trình,…
Theme sự kiện: Là diện mạo, phương thức sử dụng sao cho thể hiện được concept sự kiện. Theme sự kiện sẽ tác động đến thị giác của khán giả nhằm giúp khán giả có thể nhận thức và hiểu được phần nào thông điệp, nội dung mà sự kiện muốn truyền tải thông qua concept.
2. Tầm quan trọng của concept sự kiện
Concept sự kiện đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo nên sự thành công cho sự kiện. Việc xây dựng toàn bộ thiết kế, nội dung xoay quanh concept sự kiện chính là phương thức cực hiệu quả để truyền tải, lan tỏa thông điệp, tạo nên những trải nghiệm độc đáo và là thước đo để đo lường mức độ thành công của sự kiện. Không những thế, với ý tưởng concept có sự nghiên cứu, đầu tư kỹ lưỡng còn giúp các đơn vị doanh nghiệp:
– Gây ấn tượng mạnh mẽ, tạo sự quan tâm chú ý từ khách hàng.
– Thể hiện được sự chuyên nghiệp, tính đầu tư và sự tôn trọng đối với người tham dự thông qua sự kiện.
– Xây dựng hình ảnh, định vị thương hiệu nhằm tạo niềm tin với khách hàng.
– Là tiền đề tốt để thực hiện công tác truyền thông một cách hiệu quả.
Do đó, doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức sự kiện hãy đầu tư thật nhiều thời gian và chất xám để có thể tạo nên những ý tưởng concept ấn tượng, tạo nên những dấu ấn đầy bất ngờ và không thể nào quên cho người tham dự.
3. Các bước để xây dựng ý tưởng concept sự kiện và theme độc đáo
Suy nghĩ, lên ý tưởng cho việc xây dựng concept sự kiện là công việc quan trọng hàng đầu trước khi bắt tay vào triển khai vận hành và quản lý một sự kiện. Để có thể sáng tạo nên một ý tưởng concept đủ ấn tượng và độc đáo đối với khán giả, đòi hỏi đội ngũ ban tổ chức, sản xuất chương trình cần hiểu đúng, hiểu sâu về sản phẩm của sự kiện.
Khai thác được nhiều thông tin về nhu cầu, mong muốn của khách hàng kết hợp thực hiện các công việc như: Tổng hợp thông tin, brainstorming, mindmap,..Để từ đó, định hình, lựa chọn được một ý tưởng concept sự kiện vừa đủ sáng tạo vừa đạt được tính khả thi cao.
Dưới đây là 4 bước cơ bản để xây dựng được một ý tưởng concept sự kiện:
3.1. Lên ý tưởng chủ đề sự kiện
Trước hết, để xây dựng được một ý tưởng chủ đề sự kiện hoàn chỉnh, bạn cần trang bị đủ các thông tin cơ bản liên quan đến sự kiện và yêu cầu của khách hàng như:
– Mục tiêu, thông điệp sự kiện?
– Đối tượng chủ yếu của sự kiện này là ai? Thị hiếu, xu hướng của nhóm khách hàng này như thế nào?
– Nguồn ngân sách chi trả cho sự kiện này là bao nhiêu?
– Những đánh giá và tự đúc kết kinh nghiệm thông qua những sự kiện trước của khách hàng để tránh việc bị lặp lại nội dung cũng như xem xét các điểm nào cần phát huy thêm.
Sau khi nắm bắt được các thông tin cần thiết, bạn cần thực hiện họp nhóm với các thành viên trong ban tổ chức, kết hợp tư duy brainstorming để mỗi người đưa ra được những ý tưởng sáng tạo của riêng mình. Sau đó, những người thực hiện vai trò leader cần tổng hợp, khái quát, kết hợp và dung hòa tất cả những ý tưởng trên để có thể đưa ra một ý tưởng tốt nhất, tạo nên một sự kiện hoàn hảo đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng.
3.2. Xây dựng kịch bản cho sự kiện
Kịch bản đóng góp một vai trò quan trọng và không thể thiếu trong mỗi sự kiện. Không chỉ có vai trò trong việc khái quát, truyền đạt nội dung của sự kiện đến nhân sự vận hành mà còn thể hiện sự sáng tạo, chuyên nghiệp, sự cẩn thận của đơn vị tổ chức trong công việc nhằm đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Kịch bản càng chi tiết, cụ thể thì việc vận hành sự kiện sẽ càng trở nên linh hoạt, chủ động. Đặc biệt, đơn vị tổ chức cần tính toán trước đến các rủi ro trong sự kiện và phương thức xử lý để có thể kịp thời ứng phó khi có sự cố phát sinh.
3.3. Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần phải phù hợp và thể hiện được concept sự kiện. Tùy thuộc vào tính chất của sự kiện mà chúng ta sẽ có những lựa chọn không gian địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, để tìm kiếm được một địa điểm thật sự phù hợp, có tính khả thi thì cần lưu ý những yếu tố sau:
– Ngân sách dành cho việc thuê địa điểm là bao nhiêu?
– Địa điểm đó có bãi đỗ xe hay không? Quãng đường di chuyển đến nơi tổ chức sự kiện có thuận tiện cho người tham dự?
– Cơ sở vật chất và dịch vụ tại địa điểm diễn ra sự kiện có đầy đủ tiện nghi không?
3.4. Lên ý tưởng trang trí sân khấu
Sau khi đã có những định hình cụ thể về concept sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ tiến hành lên ý tưởng thiết kế bày trí bối cảnh không gian nhằm tác động trực tiếp tới khách hàng, thu hút sự chú ý, kích thích sự tò mò của khách hàng đối với sự kiện. Tuy nhiên, để có sự hài hòa trong tổng thể sự kiện và thể hiện đúng concept, các vật phẩm sử dụng để trang trí cần có sự đồng bộ, thống nhất nhằm làm nổi bật concept sự kiện.
Trên đây là những chia sẻ kiến thức khái quát nhất về concept sự kiện cùng cách thức để sáng tạo nên một concept sự kiện độc lạ được Trần Quân Media chia sẻ đến với bạn đọc. Hy vọng thông qua bài viết này, chúng tôi đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích góp phần tạo nên những sự kiện thành công. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi thông qua HOTLINE: 098.822.7966 hoặc Fanpage chính thức của chúng tôi, đội ngũ tư vấn 24/24 luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn.