Trên thực tế, có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong suốt sự kiện. Lập phương án dự phòng cho những tình huống pháp sinh là kỹ năng cần thiết mà mỗi nhà tổ chức sự kiện cần phải trau dồi. Vậy, những rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì? Hãy cùng Trần Quân Media tìm hiểu trong bài viết sau đây.
1. Khái niệm cơ bản về sự kiện, tổ chức sự kiện và rủi ro sự kiện
1.1. Sự kiện là gì?
Sự kiện là một hoạt động diễn ra trong một thời gian và có mục đích rõ ràng quy tụ một số lượng lớn người tham dự tại một thời điểm, địa điểm nhất định. Sự kiện có thể được tổ chức bởi một cá nhân, cũng có thể là một tập thể, doanh nghiệp trải dài trên nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội.
Các sự kiện thường thấy cũng như gần gũi nhất với chúng ta, bao gồm: Các hoạt động môi trường, thiện nguyện, các gameshow ca nhạc, cuộc thi hoa hậu,… Các sự kiện cũng có thể mang tính tín ngưỡng, bản sắc dân tộc như: Hát quan họ, tín ngưỡng thờ mẫu…
1.2. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là việc tập hợp và quản lý các yếu tố cần thiết để tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh. Từ đó, nhằm truyền tải tới công chúng thông điệp của doanh nghiệp, thương hiệu.
Quá trình tổ chức sự kiện kéo dài về mặt thời gian từ khi ý tưởng được hình thành cho tới khi lên kế hoạch, thi công sự kiện và kết thúc sự kiện. Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị liên quan sẽ thực hiện theo kế hoạch đề ra, theo dõi và hoàn thành các hạng mục nhằm đảm bảo sự kiện có thể hoạt động suôn sẻ nhất.
1.3. Rủi ro trong tổ chức sự kiện
Rủi ro trong tổ chức sự kiện là những vấn đề phát sinh một cách bất ngờ ngoài dự kiến, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến diễn biến và chương trình sự kiện. Các rủi ro này thường do nhân tố con người, thiết bị, thời tiết,… gây nên. Nhân tố con người có thể bao gồm các vấn đề an ninh, sự cố mất an toàn.
2. Tại sao phải tổ chức sự kiện?
Tổ chức sự kiện có nhiều lý do và lợi ích, Nó giúp tăng uy tín, quảng bá thương hiệu, tạo cơ hội giao lưu và kết nối với đối tác, nguồn khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, đây là cơ hội để doanh nghiệp tăng năng suất và sức mạnh kinh doanh, tạo ra sự thú vị, bổ ích cho người tham dự sự kiện.
Tổ chức sự kiện cũng là cơ hội truyền tải thông điệp và giá trị doanh nghiệp. Thông qua hoạt động tổ chức sự kiện, doanh nghiệp có thể tạo ra hiệu ứng truyền thông từ đó tạo nên tương tác, lan tỏa doanh tiếng doanh nghiệp tới nhiều người hơn.
3. Các loại hình tổ chức sự kiện thường thấy
Hiện tại, có rất nhiều loại hình sự kiện ra đời để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu của cá nhân và doanh nghiệp. Với mục đích phát triển tối đa hiệu ứng truyền thông, tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị, quảng bá sản phẩm, thương hiệu cho cá nhân, doanh nghiệp.
Có thể chia sự kiện thành từng nhóm khác nhau như sau:
3.1. Nhóm sự kiện doanh nghiệp – Hội thảo, hội nghị
Hội thảo, hội nghị mang thiên hướng sự kiện trọng đại và có tính chất nghiêm túc rất cao cũng như đòi hỏi quy trình tổ chức sự kiện phải thật chuyên nghiệp. Hội nghị, hội thảo quy tụ rất nhiều chuyên gia đầu ngành hoặc những người có tầm ảnh hưởng, chỉ cần một sai lầm nhỏ cũng có thể gặp nhiều khó khăn trong quá trình khắc phục sự cố.
Mục đích của hội thảo, hội nghị đa dạng từ việc thu thập, trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và khách hàng cho tới tìm giải pháp tháo gỡ những khó khăn chung, tạo ra cơ hội hợp tác, đầu tư giữa nhiều doanh nghiệp với nhau.
3.2. Nhóm hoạt động triển lãm, hội chợ thương mại
Đối với nhóm sự kiện này, mục đích chính của các doanh nghiệp khi đến với triển lãm thương mại chủ yếu phô bày nhiều nhất những sự tốt đẹp, các mặt hàng tốt nhất nhằm tìm kiếm đầu mối tiêu thụ, nguồn đối tác cũng như khách hàng tiềm năng.
Hoạt động này đôi khi cũng được tổ chức kết hợp giữa các doanh nghiệp với nhau nhằm tạo ra sự đa dạng về hình thức, thương hiệu, lĩnh vực hoạt động. Doanh nghiệp có thể bù trừ cho nhau hoặc cùng nhau thu hút nguồn lợi nhiều nhất có thể.
3.3. Nhóm sự kiện mang tính giải trí – Gameshow, Concert ca nhạc
Các sự kiện giải trí được tổ chức mang tính chất đem lại cảm giác vui vẻ, cuồng nhiệt cho người tham dự. Vì là chương trình giải trí nên số lượng người tham dự rất lớn. Thông qua các sự kiện như vậy, doanh nghiệp sẽ có một lượng lớn khách hàng tiềm năng.
4. Các rủi ro trong tổ chức sự kiện hay gặp
4.1. Rủi ro về tài chính
Rủi ro về tài chính làm một vấn đề thường gặp trong tất cả các khâu của tổ chức sự kiện. Các rủi ro tài chính có thể gặp bao gồm:
- Vượt quá ngân sách: Đây là tình huống các chi phí sự kiện vượt quá hạn mức đề ra. Nguyên nhân có thể là do ước tính không chuẩn xác, thay đổi yêu cầu hoặc phát sinh thêm công việc không được dự tính trước.
- Thay đổi giá cả: Giá cả có thể thay đổi do yêu cầu, do thị trường hoặc nhu cầu của khách hàng.
- Vấn đề hợp đồng và thanh toán: Rủi ro tài chính có thể xuất hiện khi sự cố với hợp đồng với các nhà tài trợ, đối tác.
4.2. Rủi ro về thiết bị
Rủi ro về thiết bị là một trong những rủi ro nguy hiểm. Đây là rủi ro cần hết sức để tâm, bởi lẽ, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ không biết bất cứ lúc nào thiết bị âm thanh, ánh sáng sẽ xảy ra vấn đề bất thường. Thậm chí, khi đang có người phát biểu, mic tự nhiên chết pin hoặc không có mic thay thế sẽ khiến sự kiện trở nên gượng gạo và rối tung.
4.3. Rủi ro về khách mời
Về rủi ro trong tổ chức sự kiện, vấn đề khách mời bao gồm cả thừa hay thiếu khách mời sẽ để lại một ấn tượng không tốt về chính sự kiện. Thừa khác mời có thể dẫn đến vấn đề không gian, dịch vụ và nguồn nhân sự. Trong khi đó, thiếu khách mời có thể ảnh hưởng tới không gian sự kiện trở nên trống trải, thiếu đi sự sôi nổi và tính tương tác.
4.4. Rủi ro về quản lý an ninh
Một sự kiện chuyên nghiệp là một sự kiện biết kiểm soát an ninh cũng như đảm bảo an toàn cho khách mời của mình. Rủi ro về mặt quản lý an ninh trong sự kiện là một vấn đề quan trọng. Dưới đây là một số rủi ro an ninh có thể xảy ra.
- Xâm nhập hoặc các cuộc tấn công: Các rủi ro xâm nhập từ bên ngoài, có sự can thiệp trái phép hoặc có hành vi phá hoại sự kiện. Điều này có thể gây nguy hiểm cho khách mời.
- Mất tài sản: Ở mỗi sự kiện, trước khi khách mời tiến vào sự kiện đều được nhân viên nhắc nhở về tư trang thiết bị phải tự mình bảo vệ. Thế nhưng, rất nhiều rủi ro về tài sản được phản ánh lại.
- Rối loạn cộng đồng, vấn đề y tế khẩn cấp: Những trường hợp cấp về sức khỏe như ngại khí, dẫm đạp lên nhau, bị thương trong quá trình tham dự sự kiện không hề hiếm cho đến hiện tại. Đây là điều mà đơn vị tổ chức làm sự kiện nên đặc biệt lưu tâm đối với các sự kiện mang tính chất tụ tập đông người.
4.5. Rủi ro về thời tiết
Rủi ro về thời tiết là rủi ro phổ biến ảnh hưởng trực tiếp tới sự kiện. Có thể thấy rõ nhất những sự kiện âm nhạc được tổ chức tại sân vận động. Khi có mưa sẽ không có bất kỳ vật gì che chắn. Đây cũng là trường hợp bất khả kháng khi lựa chọn một địa điểm không có sức chứa.
Nếu còn bất cứ thắc mắc gì về thông tin xoay quanh chủ đề những rủi ro trong tổ chức sự kiện, bạn có thể liên hệ thông qua Hotline: 0988.227.966 hoặc Fanpage chính thức: Trần Quân Media để chúng tôi giải đáp thắc mắc cho bạn một cách tường tận nhất.