Team building hiện này là một trong hoạt động giải trí với tổ chức sự kiện được nhiều người ưa thích và lựa chọn tham dự mỗi dịp cuối năm. Để tổ chức team building thành công cũng như phát huy tối những giá trị nó mang lại, nhà sản xuất cần chú ý những gì trong quy trình thực hiện? Thắc mắc của bạn sẽ được Trần Quân Media giải đáp trong bài viết dưới đây.
1. Giải nghĩa về team building
Team building có nhiều cách hiểu khác nhau cũng như các hình thức tổ chức cũng vô cùng đa dạng. Tùy vào nhu cầu, mục đích của công ty, doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ định hướng sự kiện sao cho phù hợp nhất với mong muốn của khách hàng.
Hiện nay, team building được hiểu đơn giản là hoạt động du lịch kết hợp tổ chức sự kiện thường niên. Team building luôn hướng tới tinh thần tập thể nhằm tối ưu hóa cảm xúc của người tham dự. Từ đó, hoạt động này trở nên ý nghĩa hơn, đem lại nhiều trải nghiệm và kỷ niệm đáng nhớ.
2. Các loại hình team building phổ biến
Dựa vào mục đích của công ty, doanh nghiệp mà hình thức tổ chức team building cũng như vậy.
2.1. Team building phân theo địa điểm tổ chức:
Đối với yếu tố địa điểm tổ chức team building thì được chia thành loại hình cơ bản: Team building trong nhà (Indoor) và team building ngoài trời (Outdoor).
- Team building trong nhà: Loại hình sự kiện này được tổ chức trong khoảng không gian hẹp, thời gian ngắn và hướng tới các trò chơi giải trí nhiều nhất có thể. Các trò chơi được thiết kế đơn giản để truyền đạt thông điệp mà công ty, doanh nghiệp muốn một cách nhanh chóng nhất.
- Team building ngoài trời: Khác với team building trong nhà, các hoạt động ngoài trời chú trọng vào hoạt động thể chất cường độ cao cũng như không gian rộng. Hoạt động sẽ tiêu tốn nhiều năng lượng, dễ mệt nhưng qua đó người tham dự sẽ có được nhiều nhất trải nghiệm vui vẻ bên bạn bè, đồng nghiệp của mình. Phổ biến nhất có thể kể đến chính là tổ chức team building bãi biển với những trò chơi được thực hiện trên bãi cát trắng.
2.2. Team building phân theo hình thức tổ chức:
Loại hình team building này được tổ chức đa dạng hơn rất nhiều cũng như yêu cầu chuyên nghiệp và khắt khe trong khâu lên kịch bản, chuẩn bị cho chương trình.
- Teambuilding mang tính chất hội thảo, hội nghị chuyên gia: Sự kiện này chủ yếu tập chung vào sự gặp gỡ, nâng cao mối quan hệ giữa người với người. Hầu hết, các tiết mục hay trò chơi luôn hướng tới đội nhóm nhằm tạo ra nhiều niềm vui, nâng cao giá trị tập thể.
- Team building dành cho hoạt động vui chơi, giải trí: Những hoạt động trong sự kiện này hướng tới mục đích giải trí là chính. Đây được coi là phần nghỉ ngơi sau khi tham gia các trò chơi có tính vận động cao.
- Team building sự kiện: Giống với loại hình team building hội nghị, hoạt động sự kiện cần được tổ chức bài bản, chuyên nghiệp. Chính vì vậy, rủi ro sự kiện là điều luôn phải lường trước mỗi khi chạy chương trình. Bên cạnh đó, team building sự kiện thường có mục đích rõ ràng là nhắm tới các thương hiệu, nhãn hàng. Thông qua hoạt động team building, nhãn hàng có thể định hướng suy nghĩ của người tham dự.
- Team building luyện tập, thực hành: Loại hình này lồng ghép trực tiếp thông điệp công ty, doanh nghiệp muốn truyền tải qua từng trò chơi. Sau tất cả, mục đích cuối cùng mà họ hướng tới là khả năng phát triển toàn diện cho nhân viên của mình.
2.3. Team building phân theo đối tượng tổ chức
Team building cho cơ quan, doanh nghiệp, đoàn thể: Đây là hoạt động được thiết kế dành riêng cho từng đơn vị, doanh nghiệp, đoàn thể. Hoạt động chương trình sẽ được xây dựng hợp lý dành riêng theo tính chất, yêu cầu của mỗi tổ chức.
2.4. Loại hình team building đặc biệt
- Gameshow: Gameshow có format xây dựng theo đội nhóm thông quá các trò chơi mang tính giải trí, năng động, hài hước nhằm đem lại cảm giác thoải mái cho cả người tham dự lẫn khán giả theo dõi chương trình.
- Hoạt động lửa trại: Đốt lửa trại là hoạt động khá phổ biến của team building ngoài trời. Người tham dự hoạt động này sẽ có khoảng không gian thoải mái để trò chuyện, chia sẻ. Bên cạnh đó, một vài hoạt động đốt lửa trại sẽ được thiết kế cho người tham dự chạy quanh đống lửa. Hoạt động tưởng như trẻ con nhưng lại được nhiều người ưa thích.
- Team building mạo hiểm: Team building mạo hiểm hay còn được gọi là “Amazing Race”. Amazing Race được tạo ra dành cho người thích cảm giác mạnh. Các trò chơi của loại hình này được bố trí trên đa dạng nền địa hình như sông, hồ, núi,…
- Hoạt động hội thao: Hội thao: Hội thao là sự kiện hoạt động thể dục, thể thao có tính chất thi đấu nhằm nâng cao sức bền, thể lực. Một số hoạt động hội theo thường gặp như các giải việt dã, thi đấu trong trại huấn luyện.
3. Quy trình tổ chức team building cơ bản:
Với nhu cầu ngày càng tăng của các hoạt động team building, chương trình này giờ đây được xem là một phần quan trọng của tổ chức. Để tổ chức được một hoạt động team building hoàn chỉnh, bạn sẽ cần rất nhiều thời gian từ khâu lên ý tưởng, duyệt kịch bản cũng như đạt được thỏa thuận thống nhất từ các bên.
Thời gian trung bình để lên kế hoạch cho sự kiện từ 3-4 tháng tùy theo nguyện vọng của khách hàng. Đối với các sự kiện tầm cỡ, thời gian chuẩn bị có thể tăng hơn dự định ban đâu bao gồm cả khoảng thời gian phát sinh rủi ro không đáng có. Vậy làm sao để tổ chức một hoạt động team building thành công, bạn có tham khảo những yếu tố dưới đây:
3.1. Xác định mục tiêu, nhu cầu của khách hàng muốn tổ chức teambuilding
Để tổ chức được một hoạt động team building, trước tiên nhà sản xuất phải có được thông tin đầy đủ từ phía khách hàng của họ. Nhà sản xuất phải xác định được doanh nghiệp, công ty muốn gì? Quy mô sự kiện họ mong muốn thế nào? Có bao nhiêu người tham dự sự kiện đó? Ngân sách họ muốn bỏ ra là bao nhiêu?
Thu thập đầy đủ thông tin khách hàng sẽ giúp đơn vị tổ chức đảm bảo được đúng như tiến độ đã dự kiến, từ đó sự kiện sẽ được thực hiện dễ dàng hơn.
3.2 Xác định thời gian tổ chức sự kiện
Thời gian tổ chức một hoạt động team builiding nên được dự trù trước ít nhất từ 1-2 tháng để phù hợp với tất cả điều kiện khách hàng yêu cầu. Việc xác định thời gian sớm sẽ giúp khách hàng có nhiều thời gian hơn trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức, gói trò chơi, thiết bị âm thanh, ánh sáng…
3.3 Dự trù ngân sách và chọn dịch vụ phù hợp
Điều đầu tiên khi bắt đầu tổ chức một hoạt động team building là xác định khoản ngân sách khách hàng có thể chi trả cho toàn bộ sự kiện. Bởi lẽ, xác định được nguồn ngân sách sẽ quyết định được toàn bộ kết cấu của sự kiện.
Bên cạnh đó, một khoản ngân sách hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn về địa điểm, quy mô sự kiện. Tùy từng loại hình team building sẽ có nhiều gói dịch vụ khác nhau. Doanh nghiệp muốn tổ chức team building theo kiểu du lịch kết hợp cần lựa chọn nơi lưu trú cho cả đoàn.
3.4. Xây dựng timeline cho chương trình
Hoàn thành đầy đủ những tiêu chí cũng là lúc đơn vị tổ chức lên kế hoạch thực hiện cho dự án. Timeline chương trình phải được làm một cách cẩn thận, chuyên nghiệp. Bởi lẽ, một chương trình có thành công, có để lại nhiều dấu ấn với khách hàng hay không phụ thuộc rất nhiều người đạo diễn chương trình.
Đối với doanh nghiệp muốn tối giản chương trình team building trong 1-2 ngày thì timeline sự kiện cần được làm đơn giản, dễ hiểu bao gồm cả timeline chương trình cũng như thời gian nghỉ ngơi, ăn uống, thời gian di chuyển và chuẩn bị tham dự chương trình.
3.5. Phân bố nguồn nhân lực hợp lý, ổn định
Phân bổ nguồn nhân lực hợp lý sẽ giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện và sau sự kiện. Đơn vị tổ chức nên phân chia nhân lực thành nhiều nhóm như: Nhân sự đảm bảo an ninh, nhân sự phụ trách hướng dẫn khách và dịch vụ ăn uống, nhân sự chạy chính trong sự kiện.
3.6. Nghiệm thu kết quả sau khi kết thúc sự kiện
Sau khi kết thúc, với bất cứ một sự kiện hay chương trình nào, ban tổ chức luôn luôn phải kiểm tra mọi thứ trước khi bàn giao lại cho khách hàng. Đơn vị sản xuất dự án team building sẽ làm việc với công ty để kiểm tra lại ngân sách, dịch vụ, lưu trú và di chuyển. Trong trường hợp không có bất kỳ vấn đề phát sinh, đơn vị sẽ hoàn thành bàn giao với khách hàng của mình.
Nếu bạn vẫn còn những thắc mắc xung quanh hoạt động team building, cách thức tổ chức team building thế nào cho hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo Hotline: 0988.227.966 hoặc Fanpage chính thức: Trần Quân Media – đơn vị tổ chức team building uy tín. Chúng tôi cam kết đem đến nhiều dịch vụ chất lượng, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn.