Một hoạt động có thực sự để lại dấu ấn hay không đều phụ thuộc vào ý tưởng cũng như thiết kế của đơn vị tổ chức sự kiện. Đối với hoạt động team building, để có một kịch bản cho viêc thiết kế team building hay, người sản xuất phải thực sự hiểu và nắm bắt tốt các yêu cầu từ phía khách hàng. Vậy, làm thế nào để thiết kế team building hấp dẫn? Hãy cùng Trần Quân Media tìm hiểu trong bài viết sau đây.
1. Kịch bản thiết kế team building là gì?
Kịch bản thiết kế team building là bản tóm tắt khách quan những gì diễn ra trong hoạt động team building. Kịch bản thiết kế team building được viết dưới nhiều dạng thức khác nhau với mục đích truyền tải thông tin đến từng đối tượng, bộ phận. Từ đó, những thông tin này giúp có bộ phận của đơn vị tổ chức sự kiện cũng như khách hàng của họ có cái nhìn tổng quát nhất cũng như biết được họ cần làm gì, phải tham gia những gì trong hoạt động.
Cũng từ mục đích này, kịch bản thiết kế team building được chia nhỏ thành nhiều thể loại hơn để giúp nhà sản xuất sự kiện có thể nhanh chóng tìm được phần thông tin mình cần.
1.1. Kịch bản thiết kế team building tổng quát
Kịch bản này chủ yếu để trình bày ý tưởng tổ chức chương trình. Mặt khác, kịch bản này được các đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện gửi tới khách hàng của mình nhằm giới thiệu chung về ý tưởng, nội dung, gói trò chơi, hoạt động tiệc gala dinner. Từ đó, thuyết phục khách hàng tin tưởng và lựa chọn dịch vụ.
1.2. Kịch bản timeline
Loại kịch bản này được xây dựng với nội dung chính bao gồm: Thời gian sự kiện, nhiệm vụ, bộ phận chịu trách nghiệm. Kịch bản timeline ra đời nhằm đảm bảo thời gian trong hoạt động team building không bị “cháy” cũng như dự trù rủi ro không đáng có xảy ra trong suốt quá trình diễn ra hoạt động.
1.3. Kịch bản kỹ thuật
Kịch bản này được viết dành cho bộ phận phụ trách thiết bị âm thanh, ánh sáng, hậu cần, an ninh trong hoạt động.
1.4. Kịch bản cho MC
Kịch bản được viết cho MC nhằm giúp họ định hướng tính chất của hoạt động họ chuẩn bị dẫn. Điều này giúp MC nắm được khái quát nhất concept tổng thể chương trình. Kịch bản dành riêng cho MC có thể thay đổi liên tục để phù hợp với hoạt động team building khách hàng yêu cầu. Vì vậy, chuẩn bị một kịch bản tốt góp phần giúp MC tự tin hơn, hoàn thành nhiệm vụ dễ dàng hơn.
2. Các yếu tố xây dựng kịch bản team building
2.1. Mục đích của hoạt động team building
Điều đầu tiên và cũng là điều quan trọng nhất trong khâu lên kịch bản cho hoạt động team building đó là xác định mục đích khách hàng bởi xác định càng rõ ràng thì sẽ khiến đơn vị tổ chức sự kiện dễ dàng hơn trong việc tư vấn gói thiết kế, gói dịch vụ trò chơi phù hợp nhất với mục tiêu của tổ chức hoặc nhóm nhỏ.
2.2. Đối tượng tham gia hoạt động team building
Các hoạt động trong kịch bản phải được thiết kế phù hợp đối tượng tham gia nhằm đảm bảo các thành viên tham gia đều có trải nghiệm tích cực cũng như sự tương tác qua lại lẫn nhau. Xác định đối tượng tham gia giúp đơn vị tổ chức sự kiện thiết kế kịch bản team building lựa chọn hình thức chương trình phù hợp nhất đối với đối tượng đó.
Điều đầu tiên và cũng là điều quan trọng nhất trong khâu lên kịch bản cho hoạt động team building đó là xác định mục đích khách hàng. Mục tiêu khách hàng càng rõ ràng sẽ khiến đơn vị tổ chức sự kiện dễ dàng hơn trong việc tư vấn gói thiết kế, gói dịch vụ trò chơi phù hợp nhất với mục tiêu của tổ chức hoặc nhóm nhỏ.
2.3. Nắm vững thời gian, địa điểm
Hầu hết, thiết kế kịch bản tổ chức team building phải được hoàn thiện trước khi hoạt động chính thức diễn ra từ 1-2 tháng. Trong đó, địa điểm tổ chức và thời gian diễn ra phải được thống nhất hoàn chỉnh để tránh rủi ro phát sinh.
2.4. Đội ngũ tổ chức
Đội ngũ tổ chức đóng vai trò quan trong việc đảm bảo các hoạt động của chương trình được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
2.5. Thiết lập các trò chơi
Hoạt động trò chơi có trong kịch bản phải được thiết kế sao cho thú vị, tạo cảm giác ham muốn tham gia, trải nghiệm. Bên cạnh đó, các trò chơi nên có sự lồng ghép nhiều thử thách tăng dần theo cấp độ từ dễ tới khó để khuyến khích khả năng vận động, thúc đẩy tính tương tác giữa con người với con người.
2.6. Tiếp nhận phản hồi sau hoạt động team building
Sau khi kết thúc hoạt động team building, đơn vị tổ chức sự kiện nên tham khảo ý kiến phản hồi từ phía doanh nghiệp, tổ chức tham dự để rút kinh nghiệm và nâng cấp dịch vụ cho những lần hợp tác tiếp theo. Hoạt động đánh giá cuối cùng này vô cùng cần thiết, bởi đây sẽ là những bài học đáng giá dành cho đơn vị tổ chức sự kiện. Từ đó, đơn vị sẽ biết mình còn thiếu sót ở điều gì, cần phát huy những điều gì để cải thiện chất lượng dịch vụ.
3. Thiết kế kịch bản cho hoạt động team building hấp dẫn, hiệu quả
3.1. Dẫn dắt mở màn cho hoạt động
Hãy bắt đầu một hoạt động team building bằng một vài lời phát biểu từ phía lãnh đạo doanh nghiệp, công ty để hoạt động thêm phần hào hứng. Trong lúc đó, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ tiến hành kiểm tra nhanh các thiết bị âm thanh, ánh sáng, kịch bản để tránh xảy ra bất kỳ lỗi lầm nào dù là nhỏ nhất khi sự kiện bước sang phần hoạt động, trò chơi giải trí.
3.2. Tiến hành chia thành viên tham dự thành nhóm nhỏ
Sau khi đảm bảo toàn bộ thiết bị âm thanh, ánh sáng đều đã hoạt động hoàn hảo, ban tổ chức sẽ ra tín hiệu cho MC chương trình dẫn dắt người tham dự chuyển sang phần trò chơi. Phần trò chơi là phần chính của hoạt động team building, vậy nên việc dẫn dắt toàn bộ phần hoạt động này đòi hỏi MC phải thật khéo léo.
Phân chia thành viên tham dự thành nhiều đội, nhóm khác nhau sẽ giúp tạo ra khả năng cạnh tranh và kích thích sáng tạo. Không chỉ vậy, đối với những thành viên chưa tiếp xúc lần nào, đây là cơ hội tốt để giao lưu, kết bạn, xây dựng networking trong tương lai.
3.3. Bắt đầu các trò chơi
Hãy bắt đầu với những trò chơi vui nhộn do MC đưa ra để tất cả mọi người đều có thể bắt kịp nhịp độ của hoạt động.
3.3.1 Trò chơi khởi động
Đối với trò chơi mang tính chất khởi động, ban tổ chức nên thiết kế từ 1-2 trò chơi ví dụ như: Mát xa, đấm lưng, các trò chơi có tính chất nhẹ nhàng để lấy cảm giác vui vẻ.
3.3.2 Trò chơi mang tính vận động cao
Sau khi khởi động xong, các thành viên sẽ tiến hành chơi các trò chơi mang tính vận động nhằm kích thích cảm giác, tạo ra sự hiếu chiến. Một vài những trò chơi được đề xuất phù hợp với yêu cầu này bao gồm: Đua thuyền trên cạn, cướp cờ, vượt chướng ngại vật…
Các thành viên sẽ được chia thành các nhóm nhỏ từ 5-10 người và theo chỉ dẫn luật chơi từ MC. Mỗi trò chơi diễn ra trong khoảng thời gian từ 15-30 phút tùy thuộc vào format của từng trò cũng như số lượt chơi phù hợp với số nhóm được chia.
3.4. Kết thúc
- Phần trao giải và tuyên bố đội/người thắng cuộc: Ban tổ chức chương trình sẽ công bố các hạng mục giải thưởng tương ứng với các cá nhân, đội nhóm hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà trò chơi đề ra. Các hạng mục giải thưởng sẽ do ban tổ chức, công ty thống nhất với nhau.
- Lễ tổng kết: MC sẽ tổng kết lại các khoảnh khắc có trong chương trình cũng như gửi lời cảm ơn trân trọng nhất tới các đội tham gia. Kết thúc sự kiện, mọi người cùng nhau chụp ảnh để lưu lại những kỉ niệm đáng nhớ.
Trần Quân Media rất vui khi được chia sẻ với các bạn những thông tin về cách thiết kế kịch bản cho hoạt động team building. Mong rằng những thông tin này sẽ hữu ích với các bạn.
Nếu các bạn vẫn còn những thắc mắc xung quanh hoạt động team building cũng như đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, hãy liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0988.227.966 hoặc Fanpage chính thức. Chúng tôi cam kết đem đến nhiều dịch vụ chất lượng, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn.