Được xem là giải pháp tuyệt vời giúp tạo sự gắn kết giữa các thành viên nhằm đem lại lợi ích lâu dài trong hiệu suất làm việc và sự thành công cho một tổ chức, hoạt động team building đã trở thành một xu hướng sự kiện tại các đơn vị doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để có thể tự tổ chức team building một cách chuyên nghiệp và hiệu quả? Trong bài viết dưới đây, Trần Quân Media sẽ hướng dẫn bạn quy trình 7 bước giúp bạn tự tổ chức team building hấp dẫn, thu hút.
1. Các loại hình tổ chức team building
1.1. Team building trí tuệ
Team building trí tuệ là một hình thức sự kiện giúp thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển khả năng tư duy thông qua việc tham gia các trò chơi logic, đố vui, brainstorming để giải quyết vấn đề, vượt qua các thử thách đội nhóm. Từ đó, giúp cho người tham gia khám phá được khả năng sáng tạo và năng lực tư duy của bản thân.
1.2. Team building vận động
Các trò chơi/hoạt động giúp người chơi nâng cao sức khỏe và khuyến khích tinh thần rèn luyện thể thao thông qua các trải nghiệm mang tính hợp tác và cạnh tranh giúp tạo nên một môi trường làm việc mới thú vị nhằm thúc đẩy sự hứng thú, kết nối các thành viên trong nhóm lại với nhau.
1.3. Team building kết hợp
Đây là loại hình sự kiện kết hợp nhiều hoạt động với nhau nhằm đảm bảo sự đa dạng, thú vị cho chương trình. Thông qua chuỗi các hoạt động team building kết hợp, người chơi sẽ được vận dụng tất cả các yếu tố giúp khai thác sở thích và tài năng bản thân như: Tư duy sáng tạo, vận động, tạo nghệ thuật, thậm chí là khám phá văn hóa.
2. Đối tượng tham gia hoạt động team building
Đối tượng tham gia hoạt động team building rất đa dạng và không giới hạn về lứa tuổi, từ nhóm học sinh sinh viên đến gia đình, bạn bè hoặc nhân viên văn phòng và ban Lãnh đạo các đơn vị doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mục tiêu, nhu cầu, mong muốn phát triển mà chương trình team building sẽ thiết kế các hoạt động/trò chơi phù hợp.
3. Quy trình tự tổ chức team building
3.1. Xác định mục tiêu, mục đích của chương trình
Để một sự kiện thành công và truyền tải được thông điệp, mong muốn của người lãnh đạo đến người tham dự, việc xác định mục tiêu, mục đích là một bước vô cùng quan trọng, tạo tiền đề để triển khai những nội dung sau. Chính vì vậy, tại bước này, bạn cần xác định được mục tiêu của mình như: Cải thiện khả năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm hay tạo môi trường gắn kết, phát triển bản thân. Để từ đó, thiết kế được những hoạt động phù hợp.
3.2. Xác định ngân sách, phân bổ tài chính cho chương trình
Điều kiện về ngân sách sẽ gây ảnh hưởng đến nội dung của chương trình. Vì vậy, để đảm bảo chi tiêu một cách khoa học, bạn cần xác định được nguồn kinh phí có sẵn dành cho chương trình và các hạng mục cần phân bổ tài chính: Thuê địa điểm, trang thiết bị, đồ ăn thức uống, vật dụng sử dụng cho các hoạt động và chi phí phát sinh khác.
3.3. Chọn thời gian và địa điểm
Về địa điểm: Nên lựa chọn những địa điểm có không gian phù hợp với kinh phí, mục tiêu và hoạt động của chương trình. Ưu tiên những địa điểm vừa có không gian ngoài trời và trong nhà để đảm bảo sự thuận lợi và thoải mái cho người tham dự.
Về thời gian: Để tăng hiệu quả về số lượng người tham dự, bạn nên tổ chức các hoạt động team building vào thời gian cuối tuần. Bên cạnh đó, hãy lựa chọn những khung giờ trong ngày phù hợp với sức khỏe và độ bền phù hợp với tất cả các đối tượng từ trẻ nhỏ đến người lớn bởi đảm bảo sự an toàn và sức khỏe người tham dự chính là ưu tiên hàng đầu.
3.4. Lập kế hoạch hoạt động cho chương trình
Dựa trên mục tiêu và ngân sách, bạn cần xác định nhiệm vụ và hoạt động cụ thể cho chương trình sao cho liên quan đến mục tiêu, mục đích đề ra và mang lại hiệu quả tốt trong việc gắn kết thành viên tổ chức. Đối với một sự kiện team building, kịch bản chương trình cần đảm bảo đủ các nội dung như: Khởi động – Tham gia thử thách – Tổng kết trao giải – Chụp ảnh kỷ niệm.
Để đảm bảo các nội dung trong chương trình của bạn luôn thu hút được sự quan tâm và tham gia của nhiều đối tượng, khi xây dựng kế hoạch chương trình bạn cần tạo ra được nhiều yếu tố mới lạ, sáng tạo và độc đáo để tất cả thành viên đều cảm thấy hứng thú khi tham gia hoạt động.
Tuy nhiên, để tăng mức độ thành công và tính khả thi cho sự kiện, ngoài bản kế hoạch chi tiết, bạn cần chuẩn bị các phương án đề phòng rủi ro nhằm tạo sự chủ động trong mọi tình huống, giảm tối thiểu hệ quả khi có sự cố phát sinh xảy ra.
3.5. Chuẩn bị dụng cụ cho các hoạt động trong chương trình
Trong tổ chức sự kiện, việc có sự chuẩn bị kỹ càng, cẩn thận cho các nội dung, hoạt động trong chương trình cũng là phương thức để tạo sự hài lòng đối với người tham dự. Bởi chuẩn bị đầy đủ và chính xác các vật dụng, dụng cụ cần thiết nhằm phục vụ cho chương trình không những đảm bảo sự kiện sẽ diễn ra một cách suôn sẻ mà còn tạo ấn tượng tốt với người tham dự và khách mời khi cho họ thấy được sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.
3.6. Thực hiện chương trình
Để sự kiện diễn ra trơn chu, bạn nên thực hiện công việc chạy tổng duyệt trước sự kiện đối với tất cả các hạng mục nội dung trong chương trình. Trong ngày diễn ra sự kiện, hãy đảm bảo toàn bộ đội ngũ ekip đã nắm bắt được kịch bản hoạt động của chương trình và bố trí nhân sự tại tất cả các khu vực nơi diễn ra sự kiện để có thể giải đáp, hỗ trợ người tham gia một cách kịp thời và nhanh chóng xử lý, ứng phó đối với tình huống khi có sự cố xảy ra.
3.7. Tổng kết và đánh giá
Sau sự kiện, tổng kết và đánh giá chương trình là bước để đội ngũ ekip nhìn nhận lại quá trình làm việc. Từ đó, mỗi cá nhân sẽ có cơ hội được tự học hỏi và đúc kết kinh nghiệm cho bản thân để có những sự điều chỉnh phù hợp hơn trong các sự kiện sau này.
Bên cạnh đó, hãy thu thập phản hồi từ những người tham gia sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá được hiệu suất làm việc của đơn vị tổ chức và cải thiện được tính hiệu quả của các hoạt động team building giúp mang lại nhiều giá trị hơn cho hoạt động nói riêng và sự kiện nói chung.
4. Doanh nghiệp có nên tự tổ chức Team Building?
Việc tự tổ chức team building không quá nhiều bước nhưng để sự kiện có thể diễn ra một cách suôn sẻ sẽ cần sử dụng đến số lượng lớn nguồn nhân sự có chuyên môn và kỹ năng về vận hành sự kiện để đảm bảo đủ khả năng xử lý các rủi ro, phát sinh một cách kịp thời.
Với những sự kiện có quy mô dưới 50 người, việc tự tổ chức team building có lẽ sẽ trở nên đơn giản, khả thi và dễ thực hiện đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với những sự kiện có số lượng người tham gia đông hơn, việc thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giảm được những áp lực cho nhân viên, tiết kiệm được nguồn kinh phí và đảm bảo sự kiện sẽ diễn ra thành công.
Vậy nên, nếu chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức team building thì bạn không nên tự tổ chức team building thay vào đó việc hợp tác và đồng hành cùng một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu để mang lại nhiều hiệu quả tốt cho sự kiện của bạn.
Trần Quân Media với kinh nghiệm đã từng tổ chức thành công các sự kiện team building cho các đơn vị doanh nghiệp lớn, chúng tôi sẽ giúp các doanh nghiệp tạo nên những mùa team building đáng nhớ và thành công. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi để đặt lịch tổ chức sự kiện, tổ chức team builiding thông qua HOTLINE: 0988.227.966 hoặc fanpage chính thức: Trần Quân Media.